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[Tutoriel] RGPD & Emailing : obtenir la preuve du consentement de ses contacts

[Tutoriel] RGPD & Emailing : obtenir la preuve du consentement de ses contacts

Recevez les bonnes pratiques pour optimiser vos campagnes emailing

Plus que quelques jours avant l’arrivée du fameux RGPD, le 25 Mai prochain. Autant dire demain !

Beaucoup se demandent alors comment prouver le consentement de leurs destinataires pour pouvoir continuer à leur envoyer des emails.

 

Consentement obligatoire ou pas ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, sachez que vous n’êtes peut être pas concerné si :

  • Vous avez déjà la preuve de leur consentement (par double opt-in avec date, heure)
  • En B2C :
    • Si la personne prospectée est déjà cliente et si la prospection concerne des produits ou services analogues à ceux déjà fournis par votre entreprise
    • Si la prospection n’est pas commerciale (par exemple caritative)
  • En B2B : le consentement n’est pas obligatoire mais l’objet du message doit être en rapport avec la profession de la personne démarchée.

Cependant, il est toujours obligatoire d’informer la personne que son adresse sera utilisée à des fins de prospection au moment de la collecte et de lui permettre de s’y opposer.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter les recommandations de la CNIL en matière de prospection.

 

Alors comment continuer à envoyer des emails de prospection à ses contacts déjà acquis ?

Si les exceptions ci-dessus vous concernent, pas besoin d’aller plus loin. Sinon, cet article va être capital pour vous.

Ce procédé nécessite la création d’une campagne emailing ainsi que d’un formulaire d’inscription afin de récupérer une liste de contacts totalement conforme au RGPD.

Ici, nous n’allons pas nous étendre sur les différentes obligations que le RGPD imposera aux entreprises. Pour en apprendre plus, vous pouvez consulter les liens suivants :

Nous utiliserons Sarbacane Sunrise pour illustrer ce tutoriel.

 

Le principe

Commençons par un peu de théorie pour bien comprendre ce que nous nous apprêtons à faire ici.

Pour être conforme au RGPD, vous devez permettre à vos destinataires de vous donner leur consentement de manière volontaire et consciente.

Si l’envoi d’un simple email avec un bouton de confirmation peut sembler suffisant, la réglementation européenne ne s’arrête pas là. Si vos destinataires peuvent valider leur consentement par erreur en cliquant dans votre message, alors vous n’êtes pas conforme.

Sarbacane permet de palier à tout ça et de créer une campagne 100% conforme à l’aide d’un formulaire d’inscription lié à un email.

Vous l’avez donc compris, nous allons créer un emailing avec un bouton renvoyant vers un formulaire (avec informations du contact ré-remplies, cases à cocher NON PRÉ-COCHÉES, conditions, etc).

Nous utiliserons donc Sarbacane dans notre exemple, et pour que le processus fonctionne correctement, commençons par la création du formulaire.

 

Créer son formulaire

La première étape est donc de créer votre formulaire.

Celui-ci doit être transparent et explicite quant à l’utilisation qui sera faite des données personnelles de l’utilisateur.

Cela signifie qu’il doit contenir :

  • Des champs à remplir (qui peuvent être pré-remplis)
  • Une case à cocher (non pré-cochée) stipulant que l’utilisateur vous autorise à lui envoyer des emails (préciser le type)
  • Les mentions définissant le cadre de l’utilisation que vous ferez de leurs données (voir les recommandations de la CNIL : comment informer les personnes et assurer la transparence ?). Ces mentions étant propres à chaque entreprise et à chaque type de collecte, nous ne pouvons pas vous proposer un exemple type. Sachez que si vous souhaitez demander l’email du contact ainsi que son numéro de téléphone, ces mentions doivent être adaptées à chaque donnée collectée.
  • Une phrase stipulant que l’utilisateur pourra se désinscrire à tout moment, et comment faire
  • Facultatif : Un lien vers votre politique de confidentialité et vos mentions légales

 

Comment faire un formulaire RGPD dans Sarbacane ?

  • Pour créer votre formulaire RGPD, ouvrez Sarbacane Sunrise et rendez vous dans l’onglet « Pages et formulaires ».
  • Cliquez sur « Créer » en haut à droite et choisissez « Formulaire », puis choisissez « Inscription / Mise à jour ».
  • Nommez votre formulaire et choisissez la liste de contacts qui y sera liée. Ici, vous devez choisir la liste comprenant vos contacts dont vous souhaitez obtenir le consentement. Cette liste doit contenir toutes les données que vous avez sur eux.
  • Paramétrez votre formulaire en sélectionnant les champs que vous souhaitez y faire apparaître. Attention, si vous omettez certains champs, vous ne pourrez pas exploiter ces données dans le futur, même si vous possédiez déjà les infos sur ces contacts (dans le cas où vous n’avez pas la preuve de leur consentement passé).
  • A l’étape « Type », choisissez le type de formulaire « Page dédiée »

  • Créez votre formulaire soit en partant d’un modèle existant, soit en partant de zéro.
  • Ajoutez les informations évoquées précédemment
  • Facultatif mais conseillé : dans le menu « Comportement » sur la droite, cochez « Vérification double opt-in ». Cela permet d’envoyer un dernier email à l’utilisateur après validation du formulaire afin qu’il confirme définitivement ses informations.

A titre d’exemple, voici ce à quoi pourrait ressembler un tel formulaire :

formumaire rgpd

Exemple d’un formulaire de mise à jour créé avec Sarbacane

 

  • Une fois votre formulaire terminé, rendez-vous à l’étape « Publication ». Choisissez votre domaine si vous en avez un paramétré dans Sarbacane puis cliquez sur « Publier ».
  • Cliquez ensuite sur « Promouvoir le formulaire » et choisissez « Par Email », puis passez à l’étape suivante : la création de votre emailing RGPD.

IMPORTANT : n’oubliez pas de rendre le champs « J’accepte de recevoir… » obligatoire pour valider le formulaire.

 

Créer son emailing

La deuxième étape consiste à créer l’email dans lequel vous demanderez à vos contacts existants de remplir le formulaire réalisé précédemment.

En cliquant sur le bouton « Promouvoir » à la fin de votre formulaire, une création d’emails se lancera automatiquement :

  • Sélectionnez votre liste de contacts
  • Créez votre email : faites simple. Demandez-leur simplement s’ils veulent continuer à recevoir vos communications, en étant le plus transparent possible : évoquez la périodicité de vos envois, le type de contenu qu’ils recevront, un petit argumentaire en faveur de vos emailings…

Au final, voici ce à quoi pourrait ressembler votre email :

Exemple d’email de demande de consentement créé avec Sarbacane

 

Votre email doit donc contenir un bouton d’action pour permettre au lecteur de valider son consentement. Ce bouton redirigera automatiquement vers le formulaire créé précédemment.

A savoir que les informations que vous possédez déjà sur vos contacts seront pré-remplies pour chaque destinataire.

Si l’utilisateur modifie un champs (pour mettre à jours ses données personnelles), celui-ci sera automatiquement mis à jour dans votre liste.

 

Récupérer son fichier conforme au RGPD

Votre campagne de réautorisation est donc prête. Il ne vous reste qu’à l’envoyer à vos contacts afin qu’ils puissent vous donner leur consentement en remplissant votre formulaire.

Puisque votre campagne est liée à votre liste de contacts, cette dernière se mettra à jour automatiquement dès lors que quelqu’un validera le formulaire.

Pour savoir quels contacts ont donné leur consentement, rendez-vous dans votre liste de contacts puis :

  • Cliquez sur « Colonnes »
  • Cochez la colonne « Date de modification »

Vous obtiendrez alors la date et l’heure à laquelle le contact a donné son consentement. Si cette colonne est vide ou identique à la date de création (ou antérieure à la date d’envoi de votre campagne), alors le contact n’a pas donné son accord.

Vous pouvez également vous servir de la colonne correspondant au champs obligatoire de votre formulaire pour retrouver les contacts qui ont accepté de recevoir vos communications. Si cette colonne est vide, ils n’ont pas rempli le formulaire.

Attendez quelques jours, puis sélectionnez tous ceux qui n’ont pas rempli le formulaire, et supprimez-les. Eh oui, il est important de repartir d’une base propre. Et en cas de contrôle, le fait de conserver des destinataires non opt-in pourrait vous être reproché.

Votre base est à présent saine et 100% conforme aux réglementations du RGPD.

 

Remarque : pensez à exporter votre nouvelle base et à la garder dans un dossier à part, en cas d’éventuel contrôle. Ajoutez à ce dossier un exemple de votre emailing et de votre formulaire afin d’avoir sous la main toutes les preuves des consentements et du processus mis en place pour l’obtenir.

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9 commentaires

lagence2com

Il y a 1 mois

Un article fort intéressant sur la RGPD. De bons conseils à mettre en place, idéalement, pour le 25 mai 2018 !

Répondre

PHILIPPE

Il y a 1 mois

Très intéressant. Mais lorsque vous écrivez "En B2B : le consentement n’est pas obligatoire mais l’objet du message doit être en rapport avec la profession de la personne démarchée."
Le doute peut exister pour certaines entreprises.
Etes-vous vraiment certain qu'un fichier btob constitué avant le 25 mai d'adresses non génériques échappe vraiment au RGPD?

Répondre

Romain

Il y a 1 mois

Bonjour Philippe,

L'article ne dit pas qu'un fichier B2B échappe au RGPD. Il est simplement stipulé que la demande de consentement n'est pas obligatoire. En revanche, l'ensemble des règles en vigueur avec le RGPD ainsi que les recommandations de la CNIL déjà en place depuis plusieurs années sont à respecter par tous.
Le plus important est de s'assurer que les personnes aient bien été informées de l'utilisation de leurs données au moment de la collecte.
Les recommandations de la CNIL sont très explicites à ce sujet : https://www.cnil.fr/fr/la-prospection-commerciale-par-courrier-electronique

Merci pour votre message!
Bien à vous,

Romain

Répondre

Jean-François

Il y a 1 mois

Bonjour,

Merci pour cet article bien rédigé.

En lisant les recommandations de la CNIL que vous mentionnez dans votre précédente réponse, j'ai un doute dans le cadre dune communication en BtoC...

La CNIL précise que le consentement n'est pas nécessaire si (je cite) "la personne prospectée est déjà cliente de l'entreprise et si la prospection concerne des produits ou services analogues à ceux déjà fournis par l’entreprise."

Je n'envoie des mails qu'à des clients et jamais à des prospects à propos des gammes de produits que je commercialise et qu'ils ont déjà achetés : J'en déduis que la demande de consentement n'est pas nécessaire.

Est-ce exact ?

Cordialement.

Jean-François

Répondre

Romain

Il y a 1 mois

Bonjour Jean-François,

Là encore, si vos clients sont explicitement informés de l'utilisation qui sera faite de leurs données dès le départ (premier achat, création de compte, signature de contrat...), pas de problème.
Bien à vous,

Romain

Répondre

Sabine G.

Il y a 1 mois

Bonjour,
Ce tuto existe t'il pour Sarbacane Desktop ?
Merci de votre aide.
Bien cordialement,
Sabine

Répondre

Romain

Il y a 1 mois

Bonjour Sabine,
Malheureusement non. Cependant, les étapes sont sensiblement identiques. Pour utiliser les formulaires dans Sarbacane Desktop, vous devez activer l'extension "Formulaires" au préalable.

Merci et à bientôt,
Romain.

Répondre

Emmanuel Dechambre

Il y a 1 mois

Bonjour Romain,

Dans votre exemple, vous ajoutez les champs nom et prénom, ceux-ci sont-ils obligatoires ou puis-je faire valider uniquement le champ « adresse mail » seul ?

Cordialement,

Emmanuel

Répondre

Romain

Il y a 1 mois

Bonjour Emmanuel,

Vous pouvez utiliser les champs de votre choix, il ne s'agit que d'un exemple en effet. Si vous n'avez besoin que de l'email, pas besoin de demander d'autres champs !
Bien à vous,

Romain.

Répondre

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