Quand et comment pouvez-vous créer et envoyer des emailing de manière totalement gratuite et à partir de quel moment l’utilisation d’un logiciel professionnel devient nécessaire ?

Depuis que Ray Tomlinson a envoyé le premier message électronique en 1971, la popularité de l’email n’a fait que grimper. Le nombre d’e-mails envoyés chaque année augmente en continu tout comme le nombre d’adresses électroniques dans le monde. Et ça, sous réserve d’une connexion à Internet, c’est gratuit.

Si on oublie la délivrabilité, l’envoi de masse et toutes les notions de sauvegarde et gestion de données, l’envoi d’emailing avec un webmail gratuit est plutôt tentant. Et c’est vrai qu’on peut créer des emails assez facilement, choisir son objet, sa police d’écriture, ses couleurs, ajouter des images, etc.

Disons qu’un webmail ou un logiciel de messagerie gratuit est amplement suffisant… pour envoyer votre invitation à un barbecue géant Samedi prochain à vos 37 contacts !

Bien évidemment, il est totalement inutile de tenter d’envoyer des emails marketing à vos contacts professionnels avec Outlook, Gmail ou Yahoo.

Aller, un petit tableau récapitulatif pour la route :

	Fournisseur de messagerie gratuit	Logiciel professionnel
Envoi d’emails en masse	✕	✓
Personnalisation automatique	✕	✓
Gestion des listes de contacts	✕	✓
Gestion des inscriptions	✕	✓
Gestion des désinscriptions	✕	✓
Utilisation d’un domaine d’envoi personnalisé	✓	✓
Prévisualisation de l’email	✕	✓
Design professionnel	✕	✓
Responsive design	✕	✓
Retours statistiques détaillés	✕	✓
Coût pour 1 email	0€	De 0,029€ à 0,002€ HT avec Sarbacane

Voyons ces avantages un par un…

1. Envoi d’emailing en masse

Les fournisseurs de messagerie gratuits sont parfaits pour envoyer des emails individuels, ou à quelques personnes à la fois. Si les destinataires vous connaissent, il n’y a aucun problème.

En revanche, ils ne sont pas du tout faits pour envoyer des emails en grand nombre. D’ailleurs, la plupart des webmails gratuits imposent une limite maximum d’envoi par message. La solution que beaucoup utilisent est de faire des groupes de contacts et d’envoyer leurs newsletters en plusieurs fois.

Est-il nécessaire d’expliquer pourquoi cette méthode est à bannir ? Peut-être bien. Le premier gros problème est celui de la délivrabilité. En faisant cela, votre adresse IP est considérée comme celle d’un expéditeur non sérieux et non professionnel par les filtres antispam, qui risquent de se méfier de vous et d’envoyer toutes vos newsletters en SPAM.

L’utilisation d’une solution emailing professionnelle vous permet de palier à ce problème en mettant à votre disposition des serveurs d’envoi et des adresses IP professionnels dédiés à l’envois d’emails en masse.

2. Envoyer en masse tout en s’adressant individuellement à chaque contact

Vous voudriez vous adresser personnellement à tous vos contacts mais vous ne pouvez pas vous permettre d’envoyer des emails personnalisés un par un. Avec un fournisseur de messagerie gratuit, vous pouvez envoyer à plusieurs destinataires en même temps, mais l’email sera le même pour tous et donc pas personnalisé. L’approche est donc plus difficile et donne moins envie au destinataire de vous répondre.

La solution : personnalisez vos emails ! Avec une solution d’emailing professionnelle, vous pouvez personnaliser l’objet et le contenu de vos emails marketing en fonction de chaque destinataire et les envoyer quand même tous en même temps.

Par exemple, vous pouvez choisir d’ajouter le prénom de chacun de vos destinataires pour les saluer dans l’introduction de votre email promotionnel « Bonjour {Prénom}, cette offre devrait vous intéresser.. ». Chaque destinataire verra ainsi son propre prénom au début de l’email et se sentira plus proche de vous.

3. Gérer sa base de destinataires

Avec un webmail gratuit comme Gmail ou Outlook, la gestion de contacts est très compliquée voire impossible. Pas de tableaux clairs avec les informations de chaque contact, impossible d’automatiser l’ajout de contacts dans une liste, de qualifier les destinataires, de les filtrer… Bref, pas de ciblage possible.

Voilà encore une raison d’opter pour un logiciel d’emailing professionnel. Toutes ces manipulations sont faisables avec une vraie solution, et le ciblage est probablement l’une des étapes les plus primordiales en matière d’email marketing.

Avec un fournisseur de messagerie classique, vous n’aurez aucun contrôle sur le choix des destinataires de vos campagnes.

4. Gérer les inscriptions à vos listes

Une liste de contacts est toujours en mouvement, des nouveaux contacts y sont inscrits et certains de désinscrivent régulièrement, c’est normal.

Si la gestion des inscriptions peut être facilement gérable « à la main » tant que leur nombre est raisonnable, cela devient très vite compliqué d’alimenter une base lorsque les contacts se comptent par centaines ou par milliers.

Si vous souhaitez faire grandir vos listes, vous avez besoin d’un formulaire d’inscriptions que vous pouvez partager et customiser comme bon vous semble. Avec un logiciel d’emailing gratuit, c’est impossible.

Un outil professionnel vous permet de créer des formulaires connectés aux listes de contacts en temps réel. Cela signifie que lorsque quelqu’un remplit votre formulaire, il est directement inscrit dans votre base de données.

De plus, vous avez la possibilité de créer n’importe quel type de formulaire et de demander toutes les informations que vous souhaitez à vos contacts. Autrement dit, vous automatisez l’inscription de nouveaux contacts dans vos bases et obtenez les informations que vous souhaitez, en toute simplicité.

Exemple de formulaire d’inscription créé avec Sarbacane :

5. Gérer les désinscriptions

Alimenter sa base de données automatiquement, c’est bien. Mais il y a un point à ne surtout pas négliger : les désinscriptions.

Si vous souhaitez envoyer des newsletters en tant qu’entreprise, la loi vous oblige à ajouter un lien de désabonnement dans vos emails. En utilisant un webmail gratuit, vous devez vous débrouiller pour créer ce lien par vous-même.

De plus, il vous faudra supprimer manuellement dans vos bases les contacts qui ont souhaité se désabonner. Et dans ce cas, vous avez intérêt à n’en oublier aucun, sous peine de lourdes amendes… et plus encore.

Pour plus de sûreté, choisissez le meilleur logiciel emailing adapté à vos besoins. Ainsi, vos liens de désabonnement sont générés automatiquement et liés à vos listes de contacts pour que dès que quelqu’un clique dessus, la désinscription est prise en compte.

6. Bénéficier d’un nom de domaine personnalisé

Gmail.com, outlook.com, hotmail.fr, etc… sont optimisés pour l’envoi d’emails en privé. Si vous envoyez un email avec ce domaine d’expédition à une ou très peu de personnes, pas de souci.

En revanche, si vous envoyez à un grand groupe  d’individus, vous avez besoin de votre propre nom de domaine pour être considéré comme expéditeur sérieux et professionnel. C’est pourquoi la grande majorité des entreprises possèdent leur propre nom de domaine, dont elles se servent pour envoyer leurs campagnes emailing.

Vous devez donc vous assurer que vous pouvez intégrer votre domaine personnalisé à votre outil de routage d’email. Cela vous permet d’assurer votre délivrabilité, d’instaurer une confiance entre vous et vos destinataires, de préserver votre réputation d’expéditeur sur le long terme et au final, d’optimiser les performances de vos campagnes.

7. Pré-visualiser son emailing

S’envoyer un test pour vérifier son email, c’est très facilement faisable, et c’est gratuit. Peu importe votre outil, vous pouvez le faire.

En revanche, si vous souhaitez vérifier l’apparence de votre message dans toutes les boîtes de réception possibles, il va vous falloir un outil spécialisé.

Les solutions emailing professionnelles vous proposent généralement de pré-visualiser votre emailing dans différentes messageries, pour être sûr que celui-ci s’affichera correctement chez vos destinataires.

C’est une étape non négligeable qui permet d’éviter des surprise et d’optimiser la lisibilité de votre message et donc ses performances en termes clics.

8. Réussir le design de sa newsletter

Peu de gens lisent les emails qu’ils reçoivent de la part d’entreprises. Nous avons pour habitude d’ouvrir les messages des expéditeurs que l’on connaît bien et/ou qui ont un objet intrigant.

Alors pour sortir du lot et vous faire repérer par vos contacts, le design va être un élément capital. Un éditeur d’emails classique et gratuit comme Outlook ne permet pas de faire grand-chose, si ce n’est modifier les couleurs des polices et l’ajout d’images.

Une véritable solution emailing vous permet de concevoir un design d’email professionnel et agréable, en ajoutant par exemple une couleur de fond, en structurant le contenu comme bon vous semble, en modifiant vos images, etc.

Et même si vous estimez ne pas être un créatif ou que vous n’avez simplement pas le temps de créer, la plupart des solutions emailing proposent des templates d’emails tout faits, qu’il vous suffit de personnaliser.

9. Créer des emailing responsive design

Tout doit être parfait avant d’envoyer votre email. Si celui-ci s’affiche correctement sur votre ordinateur, ce n’est pas dit qu’il en soit de même sur un smartphone ou une tablette.

En utilisant un programme d’emailing gratuit, il est impossible de créer un email qui puisse s’adapter à tout support de lecture. Vous aurez besoin d’un logiciel professionnel qui puisse créer pour vous un email responsive design.

En emailing, le responsive design désigne l’ajustement automatique d’un email en fonction du support sur lequel il s’affiche. De ce fait, lorsqu’un email est dit « responsive », sa structure n’est pas exactement la même sur un mobile que sur un écran d’ordinateur classique. L’ordre et le placement des contenus va s’adapter de lui-même.

Aujourd’hui, plus de 50% des emails sont lus sur mobile dans le monde. Avec un chiffre pareil, il n’est pas difficile de comprendre l’importance d’utiliser un logiciel emailing professionnel pour créer et envoyer ses campagnes.

10. Obtenir des retours statistiques détaillés

Pour revenir à cette histoire d’invitation à un barbecue à vos 37 contacts… effectivement, dans cette situation, pas besoin de retours statistiques détaillés.

Mais disons plutôt que vous envoyez une campagne de promotion à 4000 personnes. Dans ce cas, avoir à portée de main des retours statistiques pour savoir à quel point votre email a été efficace pourrait vous être bien utile.

Et devinez quoi… voilà encore une fonctionnalité que seul un vrai programme d’email marketing professionnel peut mettre à votre disposition.

En outre, vous pourrez obtenir :

• Les taux d’ouvertures de vos emails
• Les taux de clics sur vos liens
• Le temps de lecture (uniquement avec Sarbacane)
• La géolocalisation
• Les supports utilisés
• Etc…

En résumé, l’utilisation d’une solution emailing professionnelle permet un véritable gain de temps et d’image, une délivrabilité optimisée, des possibilités de ciblage accrues et surtout, des performances marketing décuplées.

Désormais, il est normalement suffisamment clair que l’utilisation d’un webmail gratuit ou d’une boîte de messagerie classique ne suffit pas à faire de l’emailing.