Une étude réalisée par le cabinet Radicati, portant notamment sur la communication interne, rapportait qu’en 2015 déjà, un employé recevait en moyenne 84 emails par jour. Un nombre conséquent et en constante augmentation depuis.

En effet, aujourd’hui encore l’email est le principal outil de communication numérique des professionnels. Cela concerne le secteur marchand comme le secteur institutionnel, notamment car il reste le moins coûteux. 

Il est ainsi primordial d’inclure ce canal dans votre stratégie de communication interne. Il est cependant nécessaire de le faire efficacement, faute de quoi vos informations pourraient atterrir à la poubelle sans être passées par la case lecture. Découvrez donc dans cet article les clés pour faire de l’email un levier de communication interne. 

Communication interne : quel(s) objectif(s) ?

Adopter une nouvelle feuille de route

La communication interne, dont le rôle était jusqu’à maintenant bien souvent sous-valorisé et sous-estimé, a révélé toute son importance pendant la crise. Comme l’avance Nicole d’Almeida, Professeure en sciences de l’information de la communication au Celsa, dans Les Cahiers n°3 de Cap’Com :

“La crise sanitaire a mis en lumière le caractère structurant de la fonction communication, le travail à distance a imposé une nouvelle posture managériale et le rôle de la communication interne s’est vu renforcé au sein des organisations publiques.”

L’email a ainsi démontré plus que jamais son utilité en étant le support privilégié de cette communication spécifique. Une communication prenant d’ailleurs diverses dénominations comme bulletin, lettre d’information, newsletter ou encore journal interne.

Avoir des objectifs clairs et précis

Dans ce contexte, vous aurez compris que le projet éditorial de ce support email interne ne doit pas être négligé, bien au contraire. Avant de vous lancer dans la conception de votre premier ou prochain numéro, réfléchissez bien à vos objectifs. Définissez-les clairement et précisément.

Pour cela, il est souvent intéressant d’identifier en amont les attentes de votre lectorat. Nous parlerons d’ailleurs de la méthode dans une prochaine partie. Quoi qu’il en soit, chaque institution ayant sa propre organisation et composition, il est essentiel de ne pas se calquer sur ce qu’un partenaire aurait pu faire.

Ce support doit répondre aux enjeux qui vous sont propres et ils peuvent être divers. Impliquer les agents dans vos futures orientations, développer la coopération entre services, valoriser des initiatives… À vous de jouer !

Rester fidèle à l’institution

Votre email interne doit être le reflet direct de votre institution. Il doit être à votre image, tant sur le fond que sur la forme. Restez donc authentique à la tonalité habituellement donnée à votre communication. Ne cherchez pas à être plus original ou au contraire plus formel. 

L’idée étant aussi de renforcer le sentiment d’appartenance à votre organisation, il est nécessaire que le destinataire puisse y retrouver les éléments qui vous définissent au quotidien. Cela mettra en évidence la sincérité de votre démarche.

Si vous adoptez un ton totalement différent, votre email interne risque très vite d’être considéré par vos agents comme un simple support de promotion managériale. Adieu alors les ouvertures et les objectifs. Le lien sera rompu et votre message finira à coup sûr dans la corbeille. 

En plus de son utilisation pour notre communication externe, Sarbacane est aussi un outil utile en interne. Il nous permet d’entretenir efficacement un lien entre nos différents services, très dispersés géographiquement. Le logiciel s’adapte facilement à nos besoins et favorise la cohésion ainsi que la proximité à tous les niveaux.

Francis Khattou, Responsable communication,
Communauté de communes de Quercy Rouergue et Gorges de l’Aveyron.

Si vous souhaitez au cours de votre lecture mettre en pratique nos conseils, c’est bien sûr tout à fait possible ! Nous offrons à nos lecteurs un essai gratuit et sans engagement de 30 jours de notre solution.

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Communication interne : quelle méthode ?

Écouter son lectorat

Comme nous vous le disions précédemment, pour donner à sa communication interne des objectifs clairs et précis, il est intéressant d’identifier en amont les attentes de votre lectorat. Le projet éditorial doit être conçu pour répondre aux attentes exprimées par les agents. 

Pour ce faire, il vous est possible de réaliser en amont une enquête auprès d’eux. Nous vous conseillons de réaliser cette démarche en 2 étapes. Une première pour préparer la refonte de votre support et connaître les sujets internes les plus porteurs ou ceux faisant défaut. Une seconde pour mesurer l’impact de la nouvelle formule et ajuster si besoin.

À l’image de Sarbacane, bien souvent l’outil que vous utiliserez pour concevoir votre email interne vous proposera aussi un éditeur de formulaires. Cette fonctionnalité est parfaitement adaptée pour réaliser ce genre d’enquête. Cela vous permettra de la soumettre à vos destinataires en un clic et centraliser les réponses automatiquement. Ne vous en privez pas !

Structurer son email

Tout d’abord, trouver un objet créatif et direct afin d’attirer l’attention de vos agents. C’est le premier élément visible en boîte de réception, il est déterminant. Éviter les objets tels que « Newsletter du mois » ou « Information importante ». Cet objet doit mettre en avant votre contenu sans trop en dire afin de pousser les destinataires à ouvrir votre email.

Ensuite, pour que vos agents prennent le temps de le lire, le contenu doit être pertinent et cohérent avec leurs attentes, comme nous le disions précédemment. Une grande diversité de sujets peut y être abordée. À vous de trouver l’équilibre entre le respect de la ligne éditoriale et leur besoin d’information. N’oubliez pas de mettre aussi en avant vos services ou agents (nouvelles arrivées, mobilités internes, initiatives individuelles…). C’est essentiel !

Enfin, il est nécessaire de respecter une fréquence de diffusion. Il n’existe aucune règle particulière, elle peut être hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, le principal étant de s’y tenir. La régularité d’envoi permettra d’ancrer votre email dans les habitudes de vos agents. C’est aussi cela qui permettra d’améliorer votre taux d’ouverture.

Contrôler l’efficacité de sa campagne

Comme pour vos campagnes de communication externe, les statistiques de vos emails internes doivent être surveillées. Elles vont en effet vous permettre au fil du temps d’analyser vos taux d’ouverture, vos temps de lecture et les clics sur vos contenus. Elles vont donc vous aider à mesurer l’efficacité de votre newsletter et envisager les évolutions qui la rendront toujours plus attractive.

D’ailleurs, pour que ces statistiques puissent être analysées efficacement, il est bien sûr nécessaire d’inciter à l’action et au partage au sein de vos emails internes. L’idée n’est pas d’y intégrer des contenus dans leur entièreté mais bien des résumés suivis de boutons d’action. Ce sont les interactions de vos lecteurs avec ces boutons qui vous permettront de mesurer leur intérêt pour tel ou tel contenu.

Voilà, vous avez les clés entre les mains ! Si vous suivez ces conseils, vous devriez faire de l’email un véritable levier de communication interne efficace. Quelle que soit la dénomination que vous lui donnerez, il peut devenir une pièce maîtresse de votre plan de communication et plus globalement de votre organisation publique.

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