Si vous lisez cet article, vous êtes peut-être à la recherche de bonnes pratiques à suivre ou d’un tutoriel pour savoir quand et comment envoyer votre newsletter avec une pièce jointe. Chez Sarbacane, nous recevons régulièrement des questions de nos utilisateurs sur ce sujet. En effet, les entreprises qui utilisent le canal email dans leur stratégie marketing se demandent souvent si elles peuvent ou doivent ajouter une pièce jointe à leurs emails marketing.

Les questions les plus récurrentes sur les pièces jointes dans les newsletters sont les suivantes : 

• Quelle est la taille idéale d’une pièce jointe ?
• Quand peut-on / doit-on inclure une pièce jointe dans une newsletter ?
• Comment rassurer les destinataires sur le contenu d’une pièce jointe ?

Mettons les choses au clair tout de suite, quand il s’agit d’attacher une pièce jointe à un email marketing, notre seul et unique conseil est le suivant : ne le faites pas !

On croit souvent qu’envoyer une pièce jointe en complément d’une newsletter permettra de donner davantage d’informations de manière simple, rapide et accessible à tous. C’est une erreur. En effet, si l’ajout de pièce jointe est possible techniquement dans Sarbacane, nous vous rappelons qu’il n’est pas recommandé d’envoyer une campagne email avec une pièce jointe, surtout si celle-ci est volumineuse. Pourquoi éviter l’envoi de pièce-jointe ? Quelles sont les alternatives à votre disposition ? Voici les questions auxquelles nous répondrons dans cet article.

>> Téléchargement : les 15 fondamentaux de l’email marketing

Pourquoi est-il préférable d’éviter l’ajout de pièce-jointe à vos newsletters ?

Un risque accru d’être considéré comme spammeur

Les clients de messagerie sont sur leurs gardes quand ils détectent qu’un email avec une pièce jointe est envoyé à plusieurs destinataires en même temps

Les pièces jointes sont en effet fréquemment utilisées par les spammeurs pour cacher des malwares (logiciels malveillants). Les clients de messageries le savent et peuvent donc vous catégoriser comme spammeur si vous envoyez une newsletter avec une pièce jointe. Ça n’arrivera pas forcément au premier ou au deuxième envoi mais vos futurs envois seront passés au crible. L’envoi de pièce-jointe étant considéré comme une mauvaise pratique, votre réputation d’expéditeur et donc votre délivrabilité, peuvent être gravement impactées.

Un message trop lourd risque de ne pas arriver

Autre inconvénient majeur : certains clients de messagerie (Outlook, Gmail, etc) ont également une limite de poids (qui leur est propre) à ne pas dépasser pour chaque email reçu. Ainsi, la messagerie de vos destinataires peut tout à fait bloquer la pièce jointe si celle-ci dépasse le poids autorisé. 

Par ailleurs, si vous tentez d’envoyer une campagne avec une pièce-jointe trop volumineuse via Sarbacane, votre campagne pourrait être refusée à l’envoi par notre équipe de modération par principe de précaution. L’envoi pourrait également être fortement ralenti et prendre bien plus longtemps que prévu.

Pensez également à l’espace de stockage disponible dans la boîte de réception de vos contacts. Si  votre pièce-jointe est volumineuse, elle pourrait occuper une grande partie de l’espace de stockage disponible chez vos destinataires. Rien de plus agaçant pour vos contacts que d’avoir une boîte de réception pleine à cause de pièces jointes trop lourdes. D’autre part, si la boîte mail d’un de vos abonnés est pleine, vous ne pourrez plus router sur son adresse mail tant qu’il n’aura pas vidé sa boîte de réception.

Des coûts d’envoi plus élevés

Chez Sarbacane, le nombre de crédits consommé par newsletter dépend d’une part du nombre de destinataire, et d’autre part du poids de votre newsletter. La plupart du temps, une newsletter envoyée à un destinataire équivaut à un crédit email consommé. Si vous envoyez une campagne email avec une pièce-jointe, votre message peut être plus lourd et vous pourriez alors consommer plus de crédits par destinataire. 

Des problèmes de tracking

Contrairement à un email ou à une landing page, vous ne pouvez pas suivre le comportement de vos destinataires vis-à-vis de votre pièce-jointe. Vous n’aurez aucune information comportementale et aucune statistique à disposition pour évaluer la pertinence et la performance du contenu de votre document.

Impossibilité de mettre à jour le contenu partagé en cas d’erreur

Une fois envoyée, une pièce-jointe ne peut plus être modifiée. Si vous détectez une erreur dans le contenu de votre pièce-jointe après l’envoi, vous n’avez aucune possibilité de le modifier. La seule solution serait de renvoyer une campagne type ERRATUM avec la nouvelle pièce-jointe corrigée. Cette option, vous en conviendrez, ne renvoie jamais une image très positive de l’entreprise et ce même si tout le monde sait que l’erreur est humaine. 

En revanche, si vous hébergez votre document en ligne sur un serveur FTP par exemple, vous pourriez tout  simplement vous contenter de remplacer le fichier erroné par le fichier corrigé en prenant soin de lui donner le même nom (pour conserver le même lien). Le contenu de votre document serait alors automatiquement actualisé pour toutes les personnes qui cliqueront sur le lien, une fois le fichier remplacé.

Une source de méfiance

Mettez-vous à la place de vos destinataires : quelle est votre propre réaction quand vous recevez un email externe avec une pièce-jointe ? N’êtes vous pas un peu méfiant ? Est-ce vraiment le premier sentiment que vous souhaitez générer chez vos destinataires à la réception de votre newsletter ? 

Les nombreuses campagnes de sensibilisation au sujet des éventuels virus et malwares contenus dans les pièces-jointes des emails ont conduit les internautes à devenir particulièrement méfiants. Vos destinataires pourraient ainsi croire à du phishing ou à du spam en recevant une de vos campagnes emails avec une pièce jointe. 

La confidentialité mise à mal

Si vous envoyez un document qui contient des données personnelles, des données sensibles ou confidentielles, vous ne pourrez jamais garantir que vos contacts ne le partageront pas avec d’autres. Et ce même si vous stipulez clairement dans votre email qu’il ne faut pas le transférer à un tiers. 

Des problèmes de sécurité

Enfin, une dernière chose, envoyer un document en pièce-jointe signifie stocker ce document sur plusieurs appareils : sur votre ordinateur, dans votre boîte d’envoi, sur les différentes boîtes de réception de vos destinataires et probablement sur les ordinateurs de chacun d’entre eux également.

Même si chacun garde le fichier confidentiel, le fichier lui-même en étant présent sur plusieurs postes devient plus vulnérable aux éventuelles cyber-attaques. 

Réfléchissez donc à deux fois avant d’envoyer une campagne email avec une pièce jointe et optez, tant que faire se peut, pour une alternative plus sûre et plus neutre.

Quelles sont les alternatives pour envoyer un document à vos destinataires ?

L’hébergement en ligne

L’hébergement de fichiers en ligne

Héberger vos fichiers en ligne s’avère être une solution plus pérenne et plus rassurante pour vos abonnés. 

L’URL générée par l’hébergement peut ensuite être utilisée et intégrée dans une campagne email sous la forme d’un lien hypertexte ou d’un Call-To-Action (bouton d’appel à l’action).

Les prestataires professionnels offrant de l’espace de stockage en ligne permettent de partager vos fichiers en toute sécurité. Cela permet surtout de réduire le poids de votre newsletter et donc d’améliorer votre délivrabilité. 

Voici une liste non exhaustive de quelques sites vous permettant d’héberger en ligne gratuitement vos fichiers (photo, vidéo, dossier compressé, pdf, word, excel, etc.).

• Dropbox : offre gratuite avec 2 Go d’espace de stockage
• Google Drive : offre gratuite avec 15 Go d’espace de stockage
• Onedrive : offre gratuite avec 5 Go d’espace de stockage
• PCloud : offre gratuite avec 10 Go d’espace de stockage

Utiliser une landing page Sarbacane

Vous avez également la possibilité de mettre le contenu de votre pièce jointe sur une landing page Sarbacane. 

Là encore, vous pourrez utiliser et intégrer le lien vers cette landing page dans une campagne email sous la forme d’un lien hypertexte ou d’un CTA.

Par exemple, si votre document contient une présentation d’un événement, d’un programme ou la présentation d’un produit ou service, la landing page peut tout à fait accueillir ce type de contenu tout en garantissant, par ailleurs, un affichage responsive qui s’adapte à tous les supports de lectue.

Dans tous les cas, avec Sarbacane, vous pourrez suivre les réactions de vos destinataires en gardant un œil sur les clics vers vos documents en ligne ou vos landing pages !

L’accès à un document via une connexion sécurisée à un compte en ligne

Pour tous les documents contenant des données à caractère personnel ou des données sensibles, privilégiez la connexion sécurisée à un compte en ligne (banque, assurance, site e-commerce, etc) pour donner accès à votre document.

Vous êtes ainsi sûr que vos contacts ne transfèrent aucunes informations sensibles ou confidentielles à un éventuel tiers tiers (employés, entités externes ou concurrents). Cette solution vous permet également de rassurer vos contacts sur la confidentialité de leurs données et donc d’améliorer par la même occasion votre image de marque.

Conclusion

Alors, la prochaine fois que vous voudrez ajouter une pièce jointe à votre newsletter, réfléchissez bien… Et si possible, laissez-la de côté ! Vous pouvez facilement inclure le contenu de votre document sur une landing page Sarbacane ou héberger votre document sur votre propre site web ou par le biais d’un service d’hébergement en ligne. C’est une solution plus intelligente, plus pérenne et plus pratique, que d’avoir à franchir autant d’obstacles pour faire parvenir vos emails avec une pièce jointe dans les boîtes de réception de vos destinataires.

Vers un marketing intelligent

Pour aller plus loin, téléchargez notre formation gratuite et découvrez des conseils pratiques pour faire de l’email marketing le meilleur allié de votre stratégie d’acquisition et de fidélisation.

Téléchargez la formation