L’emailing, un outil simple… à condition de bien l’utiliser

L’emailing est aujourd’hui un levier essentiel pour les collectivités et les organismes publics. Il permet de communiquer efficacement avec les citoyens, de diffuser rapidement des informations et de les inviter à participer à la vie locale.

Pour qu’une campagne soit efficace, certaines étapes sont indispensables. De la préparation de la liste de contacts à la rédaction du message, en passant par la présentation et l’envoi, il existe des bonnes pratiques simples et accessibles.

Ce guide propose une méthode claire, étape par étape, pour concevoir une campagne emailing professionnelle, engageante et conforme aux exigences du secteur public.

1. Bien préparer sa liste de contacts

La réussite de votre campagne repose en grande partie sur la qualité de votre base de contacts. Elle regroupe les personnes que vous souhaitez informer : citoyens, agents, élus ou partenaires.

Pour être efficace, cette base doit être :

  • À jour, avec des adresses valides et vérifiées.
  • Organisée, en fonction des publics concernés (habitants, associations, entreprises locales, agents, etc.).
  • Conforme aux règles du RGPD, ce qui implique que les destinataires doivent être informés de la finalité de l’envoi et doivent pouvoir se désinscrire facilement.

Il est recommandé d’enrichir régulièrement la base grâce aux formulaires disponibles sur votre site, aux inscriptions lors d’événements ou aux démarches administratives en ligne.

2. Rédiger un message clair et utile

Un email efficace est un email facile à comprendre. Dès l’objet, le destinataire doit savoir de quoi il s’agit et être incité à ouvrir le message. Il est conseillé de formuler l’objet de manière explicite, par exemple : “Consultation citoyenne : donnez votre avis” ou “Infos travaux – Rue de la République”.

Le contenu du message doit aller à l’essentiel. Expliquez pourquoi vous écrivez, ce que le destinataire doit savoir et surtout, l’action attendue de sa part, comme cliquer pour en savoir plus, répondre à une enquête ou s’inscrire à une réunion.

Il est également essentiel de rendre le message accessible à tous : une mise en forme claire, des informations bien hiérarchisées, des paragraphes courts, et des descriptions pour les éventuelles images.

3. Soigner la présentation de l’email

La mise en page joue un rôle clé dans la lisibilité du message. Un design simple et épuré est généralement le plus efficace.

L’email doit être :

  • Facile à lire, sans nécessiter de zoom ou de défilement excessif.
  • Adapté aux smartphones, car une grande partie des destinataires consultent leurs emails depuis leur téléphone.
  • Structuré avec des titres visibles, des blocs d’informations aérés et des liens ou boutons d’action bien identifiables.

Un design sobre permet de se concentrer sur l’essentiel : l’information à transmettre.

4. Tester avant d’envoyer

Avant de procéder à l’envoi, il est indispensable de tester le message. Cette étape permet de vérifier plusieurs points essentiels :

  • L’affichage correct sur tous les supports (ordinateur, tablette, mobile).
  • Le bon fonctionnement de tous les liens inclus dans le message.
  • La présence et la fonctionnalité du lien de désinscription.
  • L’absence de fautes, de coquilles ou d’erreurs dans les informations diffusées.

Ce contrôle qualité garantit un résultat professionnel et limite les risques d’erreur.

5. Analyser les résultats pour progresser

Une fois la campagne envoyée, il est important de consulter les résultats. Les plateformes d’emailing, comme Sarbacane, permettent de suivre plusieurs indicateurs clés :

  • Le taux d’ouverture, qui renseigne sur la pertinence de l’objet.
  • Le taux de clic, qui mesure l’efficacité de votre contenu et de votre appel à l’action.
  • Le taux de désinscription, qui permet d’évaluer la qualité du ciblage ou la fréquence d’envoi.

L’analyse de ces données permet de comprendre ce qui a bien fonctionné et d’ajuster les campagnes futures pour en améliorer l’efficacité.

Comment réussir ? Une méthode simple et efficace

L’emailing est un outil précieux pour les collectivités. Il permet de partager des informations rapidement, de renforcer le lien avec les citoyens et de favoriser leur participation à la vie locale, tout en maîtrisant les coûts et en respectant le cadre légal.

En suivant cette méthode — une base de contacts bien structurée, un message clair, une présentation soignée, une vérification systématique et une analyse rigoureuse des résultats — les collectivités disposent de tous les éléments pour mener des campagnes professionnelles, pertinentes et conformes.

Pour aller plus loin, la solution Sarbacane accompagne les collectivités dans la mise en place de campagnes emailing efficaces, accessibles et parfaitement adaptées aux enjeux du secteur public.