L’e-mailing est un outil qui permet de communiquer pour presque tout type d’informations. L’invitation à un événement en fait partie. Certains d’entre vous ont d’ailleurs l’habitude d’utiliser ce canal comme carton d’invitation.

Voici 5 points à surveiller avant de cliquer sur envoi …

1. N’oubliez pas l’information principale dans l’objet

Quel est le point fort de votre événement ? L’endroit, son concept, l’interlocuteur, le produit … ? Il est important de veiller à ce que l’information attirante soit visible dès les premiers mots.

Prenons un exemple concret : vous être une SSII qui développe des applications pour iPad mais le nom de votre société n’est pas encore notoire. Vous souhaitez convier clients et prospects à venir essayer ce nouveau produit. Très souvent dans ce cas précis, de nombreuses entreprises auront pour habitude de rédiger un objet : « xxx (le nom de la société) vous invite à tester l’iPad en avant-première »

Mais quelle est l’information importante ? Pouvoir tester l’iPad en avant-première non ? Dans ce cas optez pour un objet plus impactant : « Testez l’iPad en avant-première avec xxx ».

A contrario, Apple miserait davantage sur son nom afin de donner la sensation à l’internaute de se sentir invité par quelqu’un de connu et ce de manière exclusive : « Apple vous invite à tester l’iPad avant tout le monde ».

2. N’oubliez pas les basiques

Trois éléments sont indissociables à l’envoi d’une invitation, qu’il soit par courrier ou par email : la date, l’heure et le lieu.

Ensuite, en fonction de votre type d’événement, d’autres éléments sont importants :

  • vous organisez une conférence plénière ? N’oubliez pas de mentionner le nom des intervenants, surtout si ceux-ci sont notoires
  • vous organisez un webinar ? N’oubliez pas les codes d’accès pour se connecter à la plateforme de vidéo conférence
  • vous organisez un événement à l’échelle nationale ? N’oubliez pas d’indiquer les gares, métros et parkings les plus proches, ainsi qu’un plan de route
  • vous organisez une soirée ? N’oubliez pas d’indiquer un éventuel dress-code, les prix des menus et/ou des consommations, etc.
  • …

3. La construction du message

A l’instar de l’objet, les informations principales doivent se trouver en haut du mail afin qu’elles puissent être visibles par tous et ce même dans les volets de visualisation des principaux webmails et logiciels de messagerie.

Les basiques sont donc à intégrer dans cette partie du message.

La suite du message doit contenir des informations complémentaires utiles aux personnes intéressées comme par exemple le programme d’une conférence, le nom des intervenants ou des groupes de musique pour une soirée, un plan, etc.

L’adresse de réponse doit également être visible afin d’inciter vos destinataires à répondre, et ce même si la réponse est négative (cela vous évitera des relances infructueuses).

Deux options s’offrent à vous :

  • proposer de répondre directement à l’email soit en cliquant sur « répondre » (mailto:) ou sur l’email renseigné dans le message
  • créer un formulaire de réponse via votre site web. Cette option nécessite de créer un bouton « je confirme ma présence » dans le corps de votre message, assez visible pour qu’il devienne un élément incitateur au clic

4. Relancez efficacement

L’envoi unique d’une invitation ne peut pas suffire. Sauf à de très rares occasions. Il est important de relancer vos destinataires de deux manières :

  • les inscrits : ce sont ceux qui ont répondu positivement à l’envoi de votre premier message. Ici il s’agit de les relancer pour leur rappeler la date de l’événement. En règle générale, une invitation est envoyée 1 mois avant le jour J, ce qui laisse suffisamment de temps aux plus réactifs d’oublier.
    Un email 1 semaine avant le jour de l’événement, puis la veille sont suffisants pour réactiver ces premiers inscrits et ainsi pallier aux éventuelles absences de dernière minute.
  • les non inscrits : ils ont reçu votre invitation, certains l’ont ouvert, mais ils n’ont pas encore répondu. Ici il s’agit de les relancer pour les inciter à répondre.
    Un email par semaine ou toutes les deux semaines en fonction de la date du 1er envoi par rapport à la date de l’événement semble être un bon ratio de relance, suffisant pour les rappeler à votre bon souvenir.

Lors de relances, essayez au maximum de personnaliser vos messages en fonction de la cible visée. Indiquez par exemple aux inscrits que ce message n’est qu’un rappel et que leur inscription a bien été prise en compte.

Vous pouvez aussi en profiter pour dévoiler un programme plus détaillé : cela permet de donner la sensation que l’émetteur souhaite vous en apprendre plus, plutôt que de vous relancer à tout va.

Concernant les non-inscrits, vous pouvez être plus direct : « Vous n’avez pas encore répondu … Plus que quelques jours avant la clôture des inscriptions … ».

La relance est sans aucun doute l’élément indispensable à la réussite quantitative de votre événement.

5. N’oubliez pas de remercier les participants

L’organisation d’un événement ne s’achève pas à la fin de celui-ci, mais quelques jours plus tard une fois le bilan tiré.

Entre la fin de l’événement et le bilan, il est important de remercier les participants. N’oubliez pas qu’ils seraient susceptibles d’y participer une nouvelle fois.

Si vous avez diffusé de l’information, profitez de l’email de remerciement pour envoyer un résumé bilan de la conférence ou un lien qui mène vers l’enregistrement vidéo du webinar.

Voilà vous pouvez maintenant cliquer sereinement sur « envoi » !