Le printemps arrive… Et avec lui les bonnes résolutions ! Si vous êtes un adepte du grand ménage de printemps pour votre bureau ou votre maison, peut-être pourriez-vous élargir votre champ d’action à vos listes de contacts et aux données que vous avez collectées pour vos  campagnes d´emailing 

Saviez-vous qu’en moyenne au moins 10% des informations contenues dans une base de données deviennent obsolètes en l’espace d’un an ? Or, la qualité d’une base de données est un facteur décisif dans la réussite d’une campagne emailing.

Quand votre liste de contacts commence à prendre la poussière, il y a des signes qui ne trompent pas… Les taux d’ouverture et de clics s’effondrent. Les taux de hardbounces et de désinscriptions, eux, décollent. Votre délivrabilité s’en retrouve impactée. Il est peut-être temps de faire le ménage dans votre base de données !

La première question à se poser est la suivante : qu’est-ce qu’une base propre ? Pour faire simple, il s’agit d’une liste de contacts avec des informations à jour, complètes et pertinentes, sans doublons, avec des champs bien renseignés et normés.

Nettoyer votre base de données emailing : pourquoi le faire maintenant ?

Le nettoyage et l’entretien de vos bases est un enjeu capital pour communiquer de manière efficace, pertinente et rentable.  Voici quelques bonnes raisons pour devenir une véritable fée de la donnée !

Améliorez la délivrabilité de votre emailing !

Pour commencer, si la notion de délivrabilité est encore un peu abstraite pour vous, je vous invite à consulter le livre blanc « Optimisez la délivrabilité de vos emailings » où les enjeux de cette thématique sont abordés dans le détail. En quoi une liste de contacts qualifiée et propre vous aidera à arriver en boîte de réception ?

Limitez les bounces

Lorsque votre liste de contacts n’est pas régulièrement entretenue, elle risque de contenir toujours plus d’adresses invalides. Un contact peut changer d’entreprise, changer de nom ou déménager et son adresse email, telle que vous l’avez dans votre base, n’existera alors plus. Ces NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée – terme utilisé à l’origine pour les courriers postaux et repris dans le domaine de l’emailing pour qualifier les adresses invalides) déclenchent des bounces (messages d’erreur pour chaque message non remis) détectés par les FAIs/Webmails qui peuvent alors décider de bloquer vos envois de façon temporaire, voire définitive, si les bounces sont trop nombreux. En limitant ces messages d’erreurs, vous réduisez le risque que vos envois soient bloqués et optimisez la délivrabilité de vos messages.

Spamtraps : ne tombez pas dans le piège !

Dans le même ordre d’idée, une liste de contacts vieillissante peut contenir des spamtraps ou adresse piège. Ce sont à l’origine de vraies adresses email créées par des utilisateurs réels avant d’être désactivées (souvent après un certain temps d’inactivité) puis recyclées par les FAI afin d’en faire une adresse piège pour neutraliser et blacklister les spammeurs. Cibler ces adresses lors de vos envois est bien souvent un signe pour les FAI que votre base de données est de mauvaise qualité. Votre réputation d’expéditeur s’en retrouverait grandement affectée.

Maintenez vos données à jour et supprimez les adresses inexistantes ou inexactes de vos listes d’envoi, votre réputation d’expéditeur et votre délivrabilité vous le rendront !

Améliorez les performances de votre emailing

Faites gagner un temps précieux à vos équipes

Dans un monde parfait, votre équipe commerciale consacrerait tout son temps à vendre. Dans la réalité, ils passent à peine plus d’un tiers de leur temps à vendre et prospecter. Le reste du temps, ils font de la saisie de données et recherchent manuellement des informations fiables sur leurs clients potentiels sur Internet et sur les réseaux sociaux.

En ayant une base de données à jour avec des informations complètes et de qualité, vous permettrez à vos commerciaux d’avoir plus de temps pour se concentrer sur leur travail, vous pouvez mettre en place des communications ciblées pour les aider à atteindre les objectifs de votre entreprise et donc générer davantage de chiffre d’affaires !

Faîtes des économies

En mettant de côté les adresses inexistantes et en corrigeant celles qui sont erronées, vous réduirez le nombre de crédits d’envoi utilisés pour vos campagnes.

Augmentez l’engagement de vos contacts

Il s’agit ici principalement de qualifier la base de contacts pour adresser un message adapté à chaque contact, mais aussi de la nettoyer pour éviter des situations pouvant nuire à votre image. Nous détestons tous recevoir une newsletter qui nous est personnellement adressée, mais avec un prénom ou un nom incorrect. Avec des données mises à jour régulièrement, vous améliorerez votre image de marque et le taux d’engagement de vos destinataires.

Une base de donnée propre pour une stratégie emailing plus efficace : le plan d’attaque avec Sarbacane

Le nettoyage d’une base de données repose principalement sur deux principes clés fondamentaux : l’identification des informations erronées et leur correction. Tout cela peut sembler compliqué et chronophage mais Sarbacane vous propose des fonctionnalités pour vous aider.

Corriger les informations erronées ou incomplètes pour une base emailing propre

Il est possible que vos contacts aient fait des erreurs en entrant leur adresse email sur votre site ou parfois oublient de renseigner certains champs qui seraient pourtant utiles pour vos communications emailing. Pour vous aider, Sarbacane a mis au point d’une part une fonctionnalité permettant de détecter la civilité de chaque contact automatiquement et d’autre part propose, avec son offre Exclusive, une fonction permettant de corriger automatiquement les erreurs de syntaxe dans le nom de domaine des adresses emails.

Afin d’éviter les erreurs lors de la saisie de données, nous vous invitons à collecter les coordonnées de vos contacts par un processus de double opt-in. Cette méthode repose sur le principe de confirmation du consentement de la part de l’utilisateur. Le plus souvent, l’utilisateur remplit un formulaire d’inscription à vos communications emailing puis reçoit un email contenant un lien de confirmation de l’inscription. Cette technique vous garantit que l’adresse e-mail est bien valide et ne comporte pas d’erreur de syntaxe et vous donne une preuve concrète du consentement.

Identifier et supprimer les adresses inexistantes ou désabonnées

Il est capital pour votre réputation d’expéditeur et la délivrabilité de vos messages de ne plus envoyer de communications vers des adresses invalides ou à des contacts désinscrits. Avec la gestion automatique des désabonnés et des NPAI, Sarbacane détecte les adresses emails présentes dans vos blacklists ou en NPAI et les isole automatiquement de vos envois. Concernant les NPAI, que si vous envoyez pour la première fois une campagne avec Sarbacane, la détection des NPAI ne se fera qu’après le premier envoi. Si vous avez utilisé une autre solution emailing que Sarbacane avant, nous vous conseillons d’exporter vore liste de NPAI (ou bounces) de cette solution et de l’importer dans votre liste NPAI dans Sarbacane.

Supprimer les doublons pour optimiser vos résultats emailings

Il peut arriver qu’un contact s’abonne plusieurs fois à une newsletter ou que vous deviez fusionner plusieurs listes de contacts pour des besoins marketing. Ceci peut entrainer l’apparition de doublons dans votre base de données et nuire à vos campagnes d’emailing marketing en vous décrédibilisant aux yeux de vos contacts.

Nous vous recommandons d’identifier d’abord les doublons puis de fusionner les données des champs pertinents pour votre base de données et enfin de supprimer ensuite les données inutiles et entrées multiples.

Sarbacane est en mesure de supprimer automatiquement les adresses emails de vos contacts qui sont en double dans votre base de données. Un gain de temps non négligeable !

Supprimez les contacts inactifs de votre base de données

Il est important de supprimer régulièrement les contacts inactifs de votre base de données pour plusieurs raisons. Tout d’abord, les contacts inactifs nuisent aux perfromances de vos campagnes emailing en réduisant notamment votre taux d’ouverture et votre taux de clic. De plus, ces contacts peuvent représenter une charge inutile pour votre entreprise en termes de coûts d’envoi, de stockage et de maintenance de la base de données.

En supprimant ces contacts inactifs, vous pouvez vous concentrer sur les contacts qui sont réellement intéressés par vos produits et services, et qui sont donc plus susceptibles d’ouvrir et de cliquer sur vos emails. Cela peut augmenter les performances de votre emailing et améliorer l’engagement de vos contacts actifs.

Bien sûr, avant de supprimer définitivement un contact inactif, il est important d’essayer de le réengager en lui envoyant des emails personnalisés et pertinents pour tenter de l’inciter à réagir. Dans notre article de blog « 5 idées d’email pour réengager vos inactifs », nous donnons des conseils pratiques pour mettre en place des relances de contacts inactifs. N’hésitez pas à le consulter pour obtenir des idées et des astuces pour réengager vos contacts inactifs avant de les supprimer de votre base de données.

Définir des normes standardisées et les transmettre à vos équipes

Nettoyer une base de données emailing est un travail intensif. Garder à jour une base de données est un travail permanent. C’est une mission de tous les jours qui passe par une sensibilisation de tous vos collaborateurs. Il est capital que chacun sache pourquoi la base de données a été créée, quels sont les champs à renseigner et définir des normes standardisées pour chacun d’entre eux.

Enfin pour l’arrivée du printemps, faites fleurir les taux d’ouverture de vos emailings avec l’envoi prédictif !

Laissez les statistiques comportementales décider pour vous ! À partir des données collectées, Sarbacane est en mesure, grâce à des algorithmes poussés basés sur l’intelligence artificielle, d’envoyer votre campagne au moment idéal pour chaque contact. En savoir plus sur  l’envoi prédictif…