Pour dessiner les traits d’une communication publique réussie, nous mettons souvent en avant l’importance d’une newsletter bien construite sur le fond comme sur la forme. C’est une nécessité, sans aucun doute, mais qui doit assurément s’additionner à l’élargissement progressif de ses abonnés. Sans quoi, vos efforts n’auraient aucun impact sur le développement de votre notoriété institutionnelle et la visibilité de vos actions, puisque votre message se limiterait aux lecteurs déjà conquis.
Cependant, un constat persiste : depuis l’entrée en vigueur du RGPD, collectivités et administrations peinent de plus en plus à concilier les deux. Alors comment parvenir à dépasser ce problème et à développer le nombre d’abonnés tout en respectant les normes liées à la protection des données ? On vous dit tout.
Ajouter un formulaire sur son site internet
Récupérer naturellement des abonnés
Vos nouveaux abonnés peuvent tout d’abord être récupérés naturellement grâce à votre site internet. C’est un excellent moyen de vous créer un socle de lecteurs de qualité, engagé et fidèle. Il est fort probable qu’une personne faisant la démarche d’aller chercher de l’information sur votre site internet soit aussi intéressée par la possibilité de la recevoir et donc de s’inscrire à votre newsletter.
En tant que collectivité ou administration, vos habitants ou usagers sont assez logiquement les premiers concernés par votre actualité. Il est donc tout aussi logique qu’ils soient les premiers visiteurs de votre site internet et les plus à même de s’inscrire à cette newsletter.
Nous vous conseillons donc de mettre en place sur votre site internet un formulaire d’inscription. Celui-ci doit être très visible : dans la partie haute de votre page d’accueil, dans votre footer (c’est-à-dire dans la partie basse de chacune des pages) ou encore via un pop-up (fenêtre s’affichant automatiquement à l’écran).
Désanonymiser les visiteurs
Ce formulaire doit vous permettre de “désanonymiser” en partie ces visiteurs afin de pouvoir leur adresser la newsletter. Cherchez d’abord les informations principales, celles nécessaires à votre communication. Pour le reste, cela dépendra du niveau de personnalisation que vous souhaitez mettre en œuvre. Retenez bien qu’un e-mail adressé, c’est-à-dire un e-mail dont l’en-tête est personnalisé avec la civilité et le nom (ex : Bonjour M. Dupont) ou avec le prénom (ex : Bonjour Louis) aura plus de chances d’être lu dans son entièreté.
Toutefois, n’oubliez pas de limiter strictement les données à l’usage que vous en ferez. Aucun intérêt à demander, par exemple, un numéro de téléphone dans le cadre d’une inscription à une newsletter… Et encore moins un numéro de sécurité sociale, vous imaginez bien. Tout d’abord pour respecter le RGPD, bien évidemment, mais aussi parce que c’est le meilleur moyen de susciter la méfiance et que l’intéressé passe son chemin. Une remarque d’ailleurs également valable pour les formulaires papier, dont nous parlerons un peu plus tard.
Nous vous conseillons également de proposer un bouton de partage dans chacune de vos newsletters. C’est aussi un moyen utile d’acquérir de nouveaux abonnés, puisqu’il y a fort à parier que celle-ci soit partagée par votre abonné à une personne directement concernée par les sujets, comme peut l’être un collègue.
N’oubliez pas d’ajouter les mentions d’informations obligatoires liées au traitement des données sous ce formulaire. De plus, si plusieurs traitements sont envisagés, des cases à cocher doivent permettre aux personnes de pouvoir consentir à telle ou telle finalité de manière indépendante. Vous pourrez retrouver d’autres détails sur le sujet grâce à la FAQ de Sarbacane.
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Utiliser les réseaux sociaux
Profiter d’un levier de visibilité et de proximité
Souvent sous-estimés, les réseaux sociaux sont une formidable source de visibilité et de proximité. Facebook et Instagram sont actuellement parmi les plateformes les plus engageantes. Si cela n’est pas déjà fait, nous vous conseillons donc d’y créer la page de votre collectivité ou administration. Sa création est très simple, elle ne prend que quelques minutes. De nombreuses ressources sont d’ailleurs mises à votre disposition par ces réseaux, que vous pouvez retrouver ici : FAQ de Facebook.
En plus d’être une vitrine sur laquelle partager votre actualité et d’un bon outil pour susciter de la proximité avec vos administrés ou usagers, ils sont un excellent levier pour enrichir votre base d’abonnés. Il vous suffit, sur Facebook, de modifier le bouton principal de votre page afin de rediriger les visiteurs vers votre formulaire d’inscription. Très simple et efficace. Sur Instagram, c’est un peu plus compliqué. Sachez que le réseau social ne permet pas d’insérer de liens dans les publications. Pour contourner cela, nous vous invitons à l’insérer dans la bio de votre page professionnelle et à le préciser dans vos publications.
Les compléter par un canal plus ciblé
Les réseaux sociaux ne peuvent cependant pas se suffire à eux-mêmes. Il est important de les compléter par un canal plus ciblé et direct, à l’image de l’email. Beaucoup de petites collectivités ne concentrent en effet leur communication que sur ces derniers, notamment car ils offrent gratuité et simplicité.
Gardez bien à l’esprit que l’efficacité de votre communication réside dans votre capacité à adresser le bon message à la bonne personne. Or, sur les réseaux sociaux, il vous est impossible de réaliser un ciblage de manière organique et tout aussi impossible de vous assurer que votre message ait été lu.
Opter pour une communication hybride
Faire le lien entre physique et dématérialisé
La communication phygitale permet de faire le lien entre supports physiques et dématérialisés afin d’offrir à l’usager une expérience interactive alliant le contact humain à l’usage du numérique. Accueil de la mairie, office de tourisme, salle de spectacle… De nombreux lieux à disposition qui offrent de multiples possibilités aux communicants publics pour réaliser cela. C’est une force, une occasion unique pour collectivités et administrations de mettre l’innovation au service des administrés et usagers.
Plusieurs outils peuvent vous être utiles dans la mise en place de votre communication phygitale. Il peut s’agir, par exemple, d’utiliser des QR codes. Donnant un accès direct à l’information de votre choix, ils peuvent être un moyen efficace de partager un lien d’inscription à votre newsletter. De plus, il vous est possible de les disposer où vous voulez (flyers, affiches, scotché à un point stratégique comme les tables dans les salles d’attente,…). Très facile à mettre en place, votre QR code pourra être généré gratuitement depuis de nombreux sites internet. Vous pourriez aussi vouloir rendre cet action plus humaine, en envoyant un agent de proximité faire du porte à porte auprès des personnes âgées. Un moyen efficace pour réduire l’exclusion numérique, en leur permettant de se tenir informée grâce à votre newsletter. Il existe également des bornes d’accueil ayant pour objectif de réduire le temps d’attente mais surtout, dans le cas présent, de proposer votre formulaire d’inscription newsletter. Nous pouvons prendre l’exemple des bornes proposées par ESII qui, au regard des références sur la page secteur public de leur site, semble déjà être une référence.
Limiter les données collectées
Qu’il s’agisse d’un formulaire papier ou en ligne, ne cherchez pas à demander trop d’informations sur vos habitants. En cas de collecte de données personnelles, n’oubliez pas de limiter les données que vous collectez, qui doivent être strictement nécessaires à l’usage que vous en ferez. En effet, en dehors des règles applicables, la personne risque également de ne pas remplir le document du tout par manque de temps ou par méfiance. Il vous faut demander uniquement les informations qui vous permettront de qualifier votre base de données par la suite. Ce qui va vous permettre d’éviter de vous retrouver avec une base de données obsolète et qui plus est illégale.
Là aussi lors de vos collectes, il est nécessaire de produire des mentions d’information aux personnes. Cela peut être sous forme de bloc sous la zone de collecte, ou un texte simple associé à un renvoi vers une page web plus complète détaillant les traitements, le tout est que la personne soit informée de manière transparente des traitements de leurs données qui seront réalisés.
Mutualiser vos ressources
La mutualisation peut enfin être un levier de performance supplémentaire pour les collectivités et administrations. La mutualisation des données personnelles, aussi appelée transmission, consiste au partage de fichiers de contacts entre collectivités et administrations. Le but étant que ceux-ci soient réutilisés pour des opérations de communication.
Les règles applicables vont dépendre de la nature des données ainsi que des moyens utilisés. Si vous souhaitez approfondir le sujet, nous vous conseillons cet article de la CNIL, dédié au sujet, qui reprend en détail la démarche.
Nous espérons que cet article vous aura éclairé sur la manière dont vous pouvez développer le nombre d’abonnés à votre newsletter tout en respectant le RGPD. Si ces conseils sont appliqués, vous devriez progressivement voir leur nombre augmenter, nous vous le souhaitons. Mais gardez aussi à l’esprit qu’une base d’abonnés s’entretient sur la durée et qu’il est nécessaire, pour voir de réels effets, d’appliquer ces conseils tout au long de l’année.
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