Consentement obligatoire ou pas ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, sachez que vous n’êtes peut être pas concerné si :

• Vous avez déjà la preuve de leur consentement (par double opt-in avec date, heure)
• En B2C :
  • Si la personne prospectée est déjà cliente et si la prospection concerne des produits ou services analogues à ceux déjà fournis par votre entreprise
  • Si la prospection n’est pas commerciale (par exemple caritative)
• En B2B : le consentement n’est pas obligatoire mais l’objet du message doit être en rapport avec la profession de la personne démarchée.

Cependant, il est toujours obligatoire d’informer la personne que son adresse sera utilisée à des fins de prospection au moment de la collecte et de lui permettre de s’y opposer.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter les recommandations de la CNIL en matière de prospection.

Alors comment continuer à envoyer des emails de prospection à ses contacts déjà acquis ?

Si les exceptions ci-dessus vous concernent, pas besoin d’aller plus loin. Sinon, cet article va être capital pour vous.

Ce procédé nécessite la création d’une campagne emailing ainsi que d’un formulaire d’inscription afin de récupérer une liste de contacts totalement conforme au RGPD.

Ici, nous n’allons pas nous étendre sur les différentes obligations que le RGPD imposera aux entreprises. Pour en apprendre plus, vous pouvez consulter les liens suivants :

• FAQ : le RGPD et son application dans l’emailing
• Sarbacane et la conformité au RGPD
• RGPD & Emailing : les 10 points les plus importants à respecter et pourquoi il ne faut pas paniquer

Nous utiliserons Sarbacane Sunrise pour illustrer ce tutoriel. Sarbacane figure parmi les meilleurs logiciels d’emailing conformes au RGPD.

Le principe

Commençons par un peu de théorie pour bien comprendre ce que nous nous apprêtons à faire ici.

Pour être conforme au RGPD, vous devez permettre à vos destinataires de vous donner leur consentement de manière volontaire et consciente.

Si l’envoi d’un simple email avec un bouton de confirmation peut sembler suffisant, la réglementation européenne ne s’arrête pas là. Si vos destinataires peuvent valider leur consentement par erreur en cliquant dans votre message, alors vous n’êtes pas conforme.

Sarbacane permet de palier à tout ça et de créer une campagne 100% conforme à l’aide d’un formulaire d’inscription lié à un email.

Vous l’avez donc compris, nous allons créer un emailing avec un bouton renvoyant vers un formulaire (avec informations du contact ré-remplies, cases à cocher NON PRÉ-COCHÉES, conditions, etc).

Nous utiliserons donc Sarbacane dans notre exemple, et pour que le processus fonctionne correctement, commençons par la création du formulaire.

Créer son formulaire

La première étape est donc de créer votre formulaire.

Celui-ci doit être transparent et explicite quant à l’utilisation qui sera faite des données personnelles de l’utilisateur.

Cela signifie qu’il doit contenir :

• Des champs à remplir (qui peuvent être pré-remplis)
• Une case à cocher (non pré-cochée) stipulant que l’utilisateur vous autorise à lui envoyer des emails (préciser le type)
• Les mentions définissant le cadre de l’utilisation que vous ferez de leurs données (voir les recommandations de la CNIL : comment informer les personnes et assurer la transparence ?). Ces mentions étant propres à chaque entreprise et à chaque type de collecte, nous ne pouvons pas vous proposer un exemple type. Sachez que si vous souhaitez demander l’email du contact ainsi que son numéro de téléphone, ces mentions doivent être adaptées à chaque donnée collectée.
• Une phrase stipulant que l’utilisateur pourra se désinscrire à tout moment, et comment faire
• Facultatif : Un lien vers votre politique de confidentialité et vos mentions légales

Comment faire un formulaire RGPD dans Sarbacane ?

• Pour créer votre formulaire RGPD, ouvrez Sarbacane Sunrise et rendez vous dans l’onglet « Pages et formulaires ».
• Cliquez sur « Créer » en haut à droite et choisissez « Formulaire », puis choisissez « Inscription / Mise à jour ».
• Nommez votre formulaire et choisissez la liste de contacts qui y sera liée. Ici, vous devez choisir la liste comprenant vos contacts dont vous souhaitez obtenir le consentement. Cette liste doit contenir toutes les données que vous avez sur eux.
• Paramétrez votre formulaire en sélectionnant les champs que vous souhaitez y faire apparaître. Attention, si vous omettez certains champs, vous ne pourrez pas exploiter ces données dans le futur, même si vous possédiez déjà les infos sur ces contacts (dans le cas où vous n’avez pas la preuve de leur consentement passé).
• A l’étape « Type », choisissez le type de formulaire « Page dédiée »

• Créez votre formulaire soit en partant d’un modèle existant, soit en partant de zéro.
• Ajoutez les informations évoquées précédemment
• Facultatif mais conseillé : dans le menu « Comportement » sur la droite, cochez « Vérification double opt-in ». Cela permet d’envoyer un dernier email à l’utilisateur après validation du formulaire afin qu’il confirme définitivement ses informations.

• Une fois votre formulaire terminé, rendez-vous à l’étape « Publication ». Choisissez votre domaine si vous en avez un paramétré dans Sarbacane puis cliquez sur « Publier ».
• Cliquez ensuite sur « Promouvoir le formulaire » et choisissez « Par Email », puis passez à l’étape suivante : la création de votre emailing RGPD.

IMPORTANT : n’oubliez pas de rendre le champs « J’accepte de recevoir… » obligatoire pour valider le formulaire.

Créer son emailing

La deuxième étape consiste à créer l’email dans lequel vous demanderez à vos contacts existants de remplir le formulaire réalisé précédemment.

En cliquant sur le bouton « Promouvoir » à la fin de votre formulaire, une création d’emails se lancera automatiquement :

• Sélectionnez votre liste de contacts
• Créez votre email : faites simple. Demandez-leur simplement s’ils veulent continuer à recevoir vos communications, en étant le plus transparent possible : évoquez la périodicité de vos envois, le type de contenu qu’ils recevront, un petit argumentaire en faveur de vos emailings…

Votre email doit contenir un bouton d’action pour permettre au lecteur de valider son consentement. Ce bouton redirigera automatiquement vers le formulaire créé précédemment.

A savoir que les informations que vous possédez déjà sur vos contacts seront pré-remplies pour chaque destinataire.

Si l’utilisateur modifie un champs (pour mettre à jours ses données personnelles), celui-ci sera automatiquement mis à jour dans votre liste.

Récupérer son fichier conforme au RGPD

Votre campagne de réautorisation est donc prête. Il ne vous reste qu’à l’envoyer à vos contacts afin qu’ils puissent vous donner leur consentement en remplissant votre formulaire.

Puisque votre campagne est liée à votre liste de contacts, cette dernière se mettra à jour automatiquement dès lors que quelqu’un validera le formulaire.

Pour savoir quels contacts ont donné leur consentement, rendez-vous dans votre liste de contacts puis :

• Cliquez sur « Colonnes »
• Cochez la colonne « Date de modification »

Vous obtiendrez alors la date et l’heure à laquelle le contact a donné son consentement. Si cette colonne est vide ou identique à la date de création (ou antérieure à la date d’envoi de votre campagne), alors le contact n’a pas donné son accord.

Vous pouvez également vous servir de la colonne correspondant au champs obligatoire de votre formulaire pour retrouver les contacts qui ont accepté de recevoir vos communications. Si cette colonne est vide, ils n’ont pas rempli le formulaire.

Attendez quelques jours, puis sélectionnez tous ceux qui n’ont pas rempli le formulaire, et supprimez-les. Eh oui, il est important de repartir d’une base propre. Et en cas de contrôle, le fait de conserver des destinataires non opt-in pourrait vous être reproché.

Votre base est à présent saine et 100% conforme aux réglementations du RGPD.

Remarque : pensez à exporter votre nouvelle base et à la garder dans un dossier à part, en cas d’éventuel contrôle. Ajoutez à ce dossier un exemple de votre emailing et de votre formulaire afin d’avoir sous la main toutes les preuves des consentements et du processus mis en place pour l’obtenir.

L’article [Tutoriel] RGPD & Emailing : obtenir la preuve du consentement de ses contacts est apparu en premier sur Blog Sarbacane.

Depuis que Ray Tomlinson a envoyé le premier message électronique en 1971, la popularité de l’email n’a fait que grimper. Le nombre d’e-mails envoyés chaque année augmente en continu tout comme le nombre d’adresses électroniques dans le monde. Et ça, sous réserve d’une connexion à Internet, c’est gratuit.

Si on oublie la délivrabilité, l’envoi de masse et toutes les notions de sauvegarde et gestion de données, l’envoi d’emailing avec un webmail gratuit est plutôt tentant. Et c’est vrai qu’on peut créer des emails assez facilement, choisir son objet, sa police d’écriture, ses couleurs, ajouter des images, etc.

Disons qu’un webmail ou un logiciel de messagerie gratuit est amplement suffisant… pour envoyer votre invitation à un barbecue géant Samedi prochain à vos 37 contacts !

Bien évidemment, il est totalement inutile de tenter d’envoyer des emails marketing à vos contacts professionnels avec Outlook, Gmail ou Yahoo.

Aller, un petit tableau récapitulatif pour la route :

Voyons ces avantages un par un…

1. Envoi d’emailing en masse

Les fournisseurs de messagerie gratuits sont parfaits pour envoyer des emails individuels, ou à quelques personnes à la fois. Si les destinataires vous connaissent, il n’y a aucun problème.

En revanche, ils ne sont pas du tout faits pour envoyer des emails en grand nombre. D’ailleurs, la plupart des webmails gratuits imposent une limite maximum d’envoi par message. La solution que beaucoup utilisent est de faire des groupes de contacts et d’envoyer leurs newsletters en plusieurs fois.

Est-il nécessaire d’expliquer pourquoi cette méthode est à bannir ? Peut-être bien. Le premier gros problème est celui de la délivrabilité. En faisant cela, votre adresse IP est considérée comme celle d’un expéditeur non sérieux et non professionnel par les filtres antispam, qui risquent de se méfier de vous et d’envoyer toutes vos newsletters en SPAM.

L’utilisation d’une solution emailing professionnelle vous permet de palier à ce problème en mettant à votre disposition des serveurs d’envoi et des adresses IP professionnels dédiés à l’envois d’emails en masse.

2. Envoyer en masse tout en s’adressant individuellement à chaque contact

Vous voudriez vous adresser personnellement à tous vos contacts mais vous ne pouvez pas vous permettre d’envoyer des emails personnalisés un par un. Avec un fournisseur de messagerie gratuit, vous pouvez envoyer à plusieurs destinataires en même temps, mais l’email sera le même pour tous et donc pas personnalisé. L’approche est donc plus difficile et donne moins envie au destinataire de vous répondre.

La solution : personnalisez vos emails ! Avec une solution d’emailing professionnelle, vous pouvez personnaliser l’objet et le contenu de vos emails marketing en fonction de chaque destinataire et les envoyer quand même tous en même temps.

Par exemple, vous pouvez choisir d’ajouter le prénom de chacun de vos destinataires pour les saluer dans l’introduction de votre email promotionnel « Bonjour {Prénom}, cette offre devrait vous intéresser.. ». Chaque destinataire verra ainsi son propre prénom au début de l’email et se sentira plus proche de vous.

3. Gérer sa base de destinataires

Avec un webmail gratuit comme Gmail ou Outlook, la gestion de contacts est très compliquée voire impossible. Pas de tableaux clairs avec les informations de chaque contact, impossible d’automatiser l’ajout de contacts dans une liste, de qualifier les destinataires, de les filtrer… Bref, pas de ciblage possible.

Voilà encore une raison d’opter pour un logiciel d’emailing professionnel. Toutes ces manipulations sont faisables avec une vraie solution, et le ciblage est probablement l’une des étapes les plus primordiales en matière d’email marketing.

Avec un fournisseur de messagerie classique, vous n’aurez aucun contrôle sur le choix des destinataires de vos campagnes.

4. Gérer les inscriptions à vos listes

Une liste de contacts est toujours en mouvement, des nouveaux contacts y sont inscrits et certains de désinscrivent régulièrement, c’est normal.

Si la gestion des inscriptions peut être facilement gérable « à la main » tant que leur nombre est raisonnable, cela devient très vite compliqué d’alimenter une base lorsque les contacts se comptent par centaines ou par milliers.

Si vous souhaitez faire grandir vos listes, vous avez besoin d’un formulaire d’inscriptions que vous pouvez partager et customiser comme bon vous semble. Avec un logiciel d’emailing gratuit, c’est impossible.

Un outil professionnel vous permet de créer des formulaires connectés aux listes de contacts en temps réel. Cela signifie que lorsque quelqu’un remplit votre formulaire, il est directement inscrit dans votre base de données.

De plus, vous avez la possibilité de créer n’importe quel type de formulaire et de demander toutes les informations que vous souhaitez à vos contacts. Autrement dit, vous automatisez l’inscription de nouveaux contacts dans vos bases et obtenez les informations que vous souhaitez, en toute simplicité.

Exemple de formulaire d’inscription créé avec Sarbacane :

5. Gérer les désinscriptions

Alimenter sa base de données automatiquement, c’est bien. Mais il y a un point à ne surtout pas négliger : les désinscriptions.

Si vous souhaitez envoyer des newsletters en tant qu’entreprise, la loi vous oblige à ajouter un lien de désabonnement dans vos emails. En utilisant un webmail gratuit, vous devez vous débrouiller pour créer ce lien par vous-même.

De plus, il vous faudra supprimer manuellement dans vos bases les contacts qui ont souhaité se désabonner. Et dans ce cas, vous avez intérêt à n’en oublier aucun, sous peine de lourdes amendes… et plus encore.

Pour plus de sûreté, choisissez le meilleur logiciel emailing adapté à vos besoins. Ainsi, vos liens de désabonnement sont générés automatiquement et liés à vos listes de contacts pour que dès que quelqu’un clique dessus, la désinscription est prise en compte.

6. Bénéficier d’un nom de domaine personnalisé

Gmail.com, outlook.com, hotmail.fr, etc… sont optimisés pour l’envoi d’emails en privé. Si vous envoyez un email avec ce domaine d’expédition à une ou très peu de personnes, pas de souci.

En revanche, si vous envoyez à un grand groupe  d’individus, vous avez besoin de votre propre nom de domaine pour être considéré comme expéditeur sérieux et professionnel. C’est pourquoi la grande majorité des entreprises possèdent leur propre nom de domaine, dont elles se servent pour envoyer leurs campagnes emailing.

Vous devez donc vous assurer que vous pouvez intégrer votre domaine personnalisé à votre outil de routage d’email. Cela vous permet d’assurer votre délivrabilité, d’instaurer une confiance entre vous et vos destinataires, de préserver votre réputation d’expéditeur sur le long terme et au final, d’optimiser les performances de vos campagnes.

7. Pré-visualiser son emailing

S’envoyer un test pour vérifier son email, c’est très facilement faisable, et c’est gratuit. Peu importe votre outil, vous pouvez le faire.

En revanche, si vous souhaitez vérifier l’apparence de votre message dans toutes les boîtes de réception possibles, il va vous falloir un outil spécialisé.

Les solutions emailing professionnelles vous proposent généralement de pré-visualiser votre emailing dans différentes messageries, pour être sûr que celui-ci s’affichera correctement chez vos destinataires.

C’est une étape non négligeable qui permet d’éviter des surprise et d’optimiser la lisibilité de votre message et donc ses performances en termes clics.

8. Réussir le design de sa newsletter

Peu de gens lisent les emails qu’ils reçoivent de la part d’entreprises. Nous avons pour habitude d’ouvrir les messages des expéditeurs que l’on connaît bien et/ou qui ont un objet intrigant.

Alors pour sortir du lot et vous faire repérer par vos contacts, le design va être un élément capital. Un éditeur d’emails classique et gratuit comme Outlook ne permet pas de faire grand-chose, si ce n’est modifier les couleurs des polices et l’ajout d’images.

Une véritable solution emailing vous permet de concevoir un design d’email professionnel et agréable, en ajoutant par exemple une couleur de fond, en structurant le contenu comme bon vous semble, en modifiant vos images, etc.

Et même si vous estimez ne pas être un créatif ou que vous n’avez simplement pas le temps de créer, la plupart des solutions emailing proposent des templates d’emails tout faits, qu’il vous suffit de personnaliser.

9. Créer des emailing responsive design

Tout doit être parfait avant d’envoyer votre email. Si celui-ci s’affiche correctement sur votre ordinateur, ce n’est pas dit qu’il en soit de même sur un smartphone ou une tablette.

En utilisant un programme d’emailing gratuit, il est impossible de créer un email qui puisse s’adapter à tout support de lecture. Vous aurez besoin d’un logiciel professionnel qui puisse créer pour vous un email responsive design.

En emailing, le responsive design désigne l’ajustement automatique d’un email en fonction du support sur lequel il s’affiche. De ce fait, lorsqu’un email est dit « responsive », sa structure n’est pas exactement la même sur un mobile que sur un écran d’ordinateur classique. L’ordre et le placement des contenus va s’adapter de lui-même.

Aujourd’hui, plus de 50% des emails sont lus sur mobile dans le monde. Avec un chiffre pareil, il n’est pas difficile de comprendre l’importance d’utiliser un logiciel emailing professionnel pour créer et envoyer ses campagnes.

10. Obtenir des retours statistiques détaillés

Pour revenir à cette histoire d’invitation à un barbecue à vos 37 contacts… effectivement, dans cette situation, pas besoin de retours statistiques détaillés.

Mais disons plutôt que vous envoyez une campagne de promotion à 4000 personnes. Dans ce cas, avoir à portée de main des retours statistiques pour savoir à quel point votre email a été efficace pourrait vous être bien utile.

Et devinez quoi… voilà encore une fonctionnalité que seul un vrai programme d’email marketing professionnel peut mettre à votre disposition.

En outre, vous pourrez obtenir :

• Les taux d’ouvertures de vos emails
• Les taux de clics sur vos liens
• Le temps de lecture (uniquement avec Sarbacane)
• La géolocalisation
• Les supports utilisés
• Etc…

En résumé, l’utilisation d’une solution emailing professionnelle permet un véritable gain de temps et d’image, une délivrabilité optimisée, des possibilités de ciblage accrues et surtout, des performances marketing décuplées.

Désormais, il est normalement suffisamment clair que l’utilisation d’un webmail gratuit ou d’une boîte de messagerie classique ne suffit pas à faire de l’emailing.

L’article Voulez-vous (vraiment) envoyer des emailing gratuits ? est apparu en premier sur Blog Sarbacane.

Commençons par un petit rappel : la délivrabilité se défini par l’arrivée d’un email en boîte de réception et non en SPAM. Cette nuance est très importante à prendre en compte car le « taux de délivrabilité » est souvent confondu avec le taux d’aboutissement.

Attention, scoop : il est impossible de calculer le taux de délivrabilité d’une campagne avec précision ! (bien que de nombreux acteurs de l’emailing se targuent d’une délivrabilité à 99%…).

Seul le taux d’aboutissement est calculable (en soustrayant le nombre de bounces au nombre d’emails envoyés). Mais cela ne donne aucune indication sur le taux d’emails effectivement arrivés en boîte de réception.

La délivrabilité ne peut en fait qu’être estimée : si vos statistiques d’ouvertures se mettent à chuter alors que vos objets ne changent pas du tout au tout et que votre cible reste de la même, vous pouvez en conclure que votre délivrabilité a été impactée. A vous de trouver pourquoi !

Améliorer sa délivrabilité

Il existe différentes méthodes pour améliorer la délivrabilité de ses emails.

Méthode 1 : avoir un nom de domaine personnalisé

La première et probablement la plus efficace de toutes est expliquée dans cette vidéo :

Lors de l’envoi d’une campagne emailing, le nom de domaine indiqué dans l’adresse d’expédition est analysé par les serveurs de vos destinataires. Cela permet de vérifier si le serveur d’envoi est autorisé à envoyer des emails. Pour que les envois soient autorisés, il faut que le nom de domaine d’expéditeur soit authentifié.

S’il ne l’est pas, les emails envoyés seront considérés comme suspects et risquent de tomber en SPAM.

En revanche, si le domaine d’expédition est authentifié, les serveurs de messagerie de vos destinataires le reconnaîtront et accepteront bien plus facilement vos emails.

C’est pourquoi il est capital d’avoir un nom de domaine d’expéditeur personnalisé et authentifié pour envoyer ses campagnes emailing plutôt que d’utiliser les serveurs mutualisés de votre plateforme d’email marketing.

Méthode 2 : respecter ses destinataires

Bon, on ne peut pas vraiment parler de « méthode » ici, mais il est important de se rappeler d’une chose : le respect des destinataires est un élément absolument capital pour optimiser sa délivrabilité.

Outre le fait de les désinscrire s’ils le souhaitent (c’est obligatoire), il est important de prôner avant tout la qualité de vos campagnes emailing plutôt que la quantité d’envois.

Cela passe d’abord par une collecte d’adresses propre et réalisée en toute légalité. Une base de données légitime permet de ne pas détériorer votre réputation d’expéditeur.

Bien entendu, l’achat de base de données sur Internet est proscrit en B2C et fortement déconseillée en B2B. Ces bases contiennent souvent des adresses erronées, obsolètes, des SPAM traps et nuisent à votre délivrabilité.

Enfin, le respect des destinataires consiste à envoyer les bons emails aux bonnes personnes. Il faut que votre message intéresse le destinataire, sous peine de recevoir des plaintes et de détériorer également votre délivrabilité.

Méthode 3 : respecter la promesse du message

Il est important de ne pas essayer de tromper ses destinataires avec des objets racoleurs et des promesses intenables pour les forcer à ouvrir vos emails (n’oubliez pas d’éviter les fameux SPAM WORDS dans votre objet pour ne pas vous retrouver en courrier indésirable).

Là encore, le risque est de recevoir de nombreuses plaintes et de subir des désabonnements en masse.

Mais la promesse du message se fait même dès l’inscription : lorsque que quelqu’un s’inscrit à votre liste de diffusion, il doit être mis au courant du type d’informations qu’il recevra de votre part.

L’article [Vidéo] Délivrabilité : comment augmenter vos chances d’arriver en boîte de réception ? est apparu en premier sur Blog Sarbacane.

Lié au nom de l’expéditeur, l’adresse expéditrice joue un rôle important dans la délivrabilité de votre campagne emailing, seul cet élément peut envoyer votre email en courrier indésirable. Elle permet aux messageries de contrôler votre identité et votre réputation en Email Marketing.
Il est donc essentiel que cette adresse expéditrice soit bien choisie pour être facilement identifié.

L’adresse webmail

Utiliser une adresse générique de type @gmail.com ou @hotmail.fr n’est pas conseillé en email marketing. Ce sont souvent les spammeurs qui utilisent ces adresses gratuites. Du coup, si vous utilisez une solution professionnelle pour envoyer vos campagnes emailing et que vous renseignez une adresse webmail comme adresse d’expéditeur, il y a de grandes chances pour que votre email arrive en spam.

D’ailleurs, Gmail et Yahoo ont mis à jour leur politique DMARC (Domain-based Message Authentification, Reporting & Conformance), ils interdisent l’envoi d’emailing avec une adresse @gmail.com ou @yahoo.fr par le biais un logiciel ou une solution emailing. C’est-à-dire que tous les destinataires qui ont des adresses Gmail ou Yahoo ne recevront aucune de vos campagnes emailing.

Dans une prochaine mise à jour du logiciel Sarbacane, une alerte apparaîtra lorsqu’un utilisateur voudra utiliser une adresse webmail.

L’adresse professionnelle

L’utilisation d’une adresse professionnelle @masociete.com est vivement conseillée, qu’elle soit générique ou nominative. Celle-ci permettra aux destinataires et aux messageries de vous identifier plus facilement.

Personnalisez-vous votre nom de domaine pour les URL de suivi ? La personnalisation optimise la délivrabilité de vos emailings et d’être plus cohérent dans vos communications. Celle-ci est recommandée pour la réussite de vos campagnes.
Dans Sarbacane, vous pouvez paramétrer votre nom de domaine déjà existant ou en créer un facilement pour avoir une adresse expéditrice professionnelle.

 L’adresse de réponse de votre campagne peut être la même que l’adresse expéditrice ou différente, mais dans tous les cas, le destinataire doit pouvoir répondre à votre email. Il est indispensable de bannir le noreply@… qui risque de faire perdre des points en matière de délivrabilité.

L’article Pourquoi utiliser une adresse professionnelle pour ses campagnes emailing ? est apparu en premier sur Blog Sarbacane.

En effet, certains termes sont plutôt à éviter et à ne pas combiner dans un seul et même message sous peine de faire grimper son spamscore et alerter les filtres anti-spam.

D’autre part, votre délivrabilité dépend de très nombreux facteurs, et le contenu de vos emails n’en est qu’une partie.

Eviter ces spamwords ne garantit pas l’arrivée de votre email en boîte de réception, et, à l’inverse, le fait d’en utiliser un ne vous condamne pas au spam.

La question de la délivrabilité de vos emails est épineuse, et il n’existe aucune solution miracle pour éviter la case SPAM à 100%.

Si vous souhaitez tout savoir sur la délivrabilité, je vous invite à lire cette passionnante interview de notre responsable délivrabilité chez Sarbacane.

Pourquoi lister les spamwords ?

Vous me direz « si éviter les spamwords ne garantit pas ma délivrabilité, pourquoi les lister ? ». Ne pas utiliser ces mots vous évitera de faire grimper votre spamscore.

C’est une astuce parmi d’autres qui vous permettra d’optimiser votre délivrabilité.

Les spamwords n’ont pas tous le même impact sur vos envois. Certains feront largement monter votre cote de spammeur tandis que d’autres auront une influence moins forte.

Il est cependant impossible de faire un classement par degré d’influence : les règles des FAI et des filtres anti-spam changent régulièrement et l’impact de ces termes est donc très changeant.

Notre infographie

Quoi qu’il en soit, nous vous avons concocté une infographie pour vous guider à travers le vaste monde des spamwords. Vous trouverez à la fin de cet article un tableau récapitulatif regroupant de nombreux termes à éviter, rangés par catégories !

L’article [Infographie] Les SpamWords : ces termes à éviter dans vos emails est apparu en premier sur Blog Sarbacane.

Salut Fayçal ! Une présentation s’impose : qu’est-ce qu’un Responsable Délivrabilité et quel est ton rôle chez Sarbacane ?

Salut Romain ! Le responsable délivrabilité est la personne en charge des problématiques liées à la délivrabilité. On va faire appel à moi pour traiter les cas de : blacklistage d’ip, blacklistage de domaines, s’assurer que la configuration des serveurs d’envoi respecte les prérequis des FAIs/Webmail, veiller à la bonne réputation de notre infrastructure d’envoi, etc.

Je joue également un rôle de pédagogue en accompagnant les clients rencontrant des problèmes de performance emailing.

La détermination de problème de délivrabilité nécessite un esprit d’analytique. En effet, à partir de certains indices (retour smtp, analyse des stats, etc), on émet des hypothèses sur l’origine du problème qu’on infirme ou affirme à l’aide de tests basés sur ces suppositions.

Enfin il est indispensable d’effectuer une veille régulière et de maintenir un dialogue avec les organismes comme les FAIs/Webmails ou les associations de lutte contre le SPAM (SignalSpam, MAAWG, etc)

Pour commencer, peux-tu expliquer en quelques mots le principe de la délivrabilité et comment en calculer le taux ?

La délivrabilité est un concept qui définit la capacité d’un email à atteindre la boite de réception du destinataire. Il y a souvent une confusion entre la notion d’aboutissement et de délivrabilité. L’aboutissement, généralement exprimé en pourcentage, correspond au taux d’e-mails acceptés par le serveur de messagerie des destinataires. Un taux de délivrabilité quant à lui correspond au nombre d’emails arrivés en boite de réception par rapport au nombre d’emails envoyés au total. Cette nuance est cruciale car un taux d’aboutissement est aisément calculable via les retours SMTP qu’on appelle les bounces. Ce sont des messagesqui indiquent à l’expéditeur si le message a été accepté ou rejeté.

Une fois que le mail est accepté par le serveur de messagerie, aucun moyen technique fiable n’existe à l’heure actuelle pour déterminer avec précision son taux d’arrivé en boite de réception.

Cependant certains acteurs de l’emailing proposent différentes techniques pour avoir une estimation de son taux de délivrabilité. L’utilisation de seed list, c’est-à-dire de liste d’adresses marqueurs chez les plus grands FAI (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc) : on va envoyer un exemplaire de la campagne et visualiser si le mail arrive en boite de réception ou non. A partir de ces résultats ils conjecturent sur le pourcentage d’arrivée en inbox et en spam de l’ensemble de la campagne. Seulement cela ne prend pas en compte la notion d’engagement, le comportement des abonnés ayant une grande incidence sur la réputation du domaine d’envoi et des ips. Cette technique est d’autant plus limitée sur des envois composés d’adresses n’appartenant pas à des grands FAIs et donc ne disposant pas de marqueurs pour estimer cette délivrabilité (généralement sur de l’envoi B2B).

Le seul moyen fiable d’estimer son taux de délivrabilité et donc de diagnostiquer un problème de délivrabilité passe par l’analyse statistique de votre campagne. Ex : En général je sais que mes abonnés ouvrent à XX%, j’ai une chute de mon taux d’ouverture global. Dans ce cas je porte mon analyse des ouvreurs par FAIs et j’identifie que ma baisse d’ouverture est spécifique sur un FAI en particulier. Conclusion : j’ai subis un filtrage sur ce FAI, je dois donc mener une réflexion sur l’origine de ce filtrage et appliquer.

Quelles sont les règles de base à appliquer pour améliorer sa délivrabilité ?

Il y a toute une multitude de règles à respecter pour optimiser sa délivrabilité. Il y a des règles plutôt techniques comme les normes d’authentification à mettre en place (SPF, DKIM), la mise en place de Feedback Loop*, la configuration des serveurs de messagerie. Il y a aussi des règles de rédaction du message et de rédaction de l’objet, mais si vous ne devez avoir qu’une règle en tête, c’est : le respect de vos abonnés.

Cela ne consiste pas uniquement à désabonner ceux qui le demandent : ça c’est une obligation légale. Ce respect commence dès la collecte, dont l’objectif doit être la transparence sur la finalité de traitement de l’adresse. Le but ne doit pas être de faire du volume au détriment de la qualité et du respect de vos futurs prospects, lecteurs, clients. En clair cela signifie ne pas abonner quelqu’un à des programmes marketing sans son accord. Mais aussi ne pas travailler avec des partenaires qui vous promettent de grossir votre fichier client de façon massive, et ce, à des tarifs louches. C’est également la façon dont vous allez vous présenter et souhaiter la bienvenue à votre nouvel abonné (envoi de welcome pack).

Il ne faut pas perdre de vue que l’emailing est un canal de communication bidirectionnel, cela veut dire qu’il faut laisser à l’abonné l’opportunité de pouvoir répondre à vos envois et de consulter régulièrement ses réponses. A mon sens ignorer ses destinataires est une des plus grosses erreurs qu’on puisse commettre.

*Feedback Loop abrégé FBL ou boucle de rétroaction : est un processus de traitement des plaintes mis à disposition par les FAIs/Webmails pour les routeurs. Ce principe permet à l’expéditeur de récupérer la plainte émise par un abonné et de le désabonner en conséquence.

Au contraire, que ne faut-il surtout pas faire au risque de passer en spam ?

Je pense avoir donné un début d’explication dans la précédente question. Je vais clarifier les choses en listant certaines actions pouvant être extrêmement nocives pour votre délivrabilité :

Collecte

• Achat de fichier : très souvent, vous n’avez pas de contrôle sur la façon dont la collecte a été effectué, la pression actuelle exercée sur ces adresses, leurs récences, etc.
• Cosponsoring : c’est une technique utilisée majoritairement par les spécialistes de l’emailing de prospection ou d’acquisition. Cela permet de constituer rapidement des bases de prospects pour un coût relativement faible. Le principe est de mutualiser la collecte à plusieurs. Chaque abonné collecté se retrouve à alimenter le fichier client de X annonceurs déterminés avant le lancement de l’opération marketing de collecte (par exemple un jeu concours).

Pourquoi déconseiller toutes ces techniques ? En dépit de la perte de contrôle évidente sur la provenance de l’adresse, raisonnons maintenant comme un abonné. L’abonné va participer par exemple à un jeu concours pour gagner un voyage au bout du monde. Il s’inscrit, se retrouve dans plusieurs fichiers clients malgrès lui et commence à recevoir des pubs et newsletters d’annonceurs dont il n’a jamais entendu parler.. Comment croyez-vous qu’il réagira ?

Rédaction de la campagne

• Ne pas respecter la promesse de l’objet : cela peut entrainer un mécontentement et des plaintes ou désabonnements.
• Na pas brander vos envois : le branding est une notion marketing associée à l’image de marque. Cela signifie que l’abonné doit pouvoir identifier l’expéditeur avant même d’ouvrir le mail. En tant qu’abonné j’aurai plus de prédisposition à ouvrir un email si je connais mon expéditeur et que je sais pourquoi je reçois un email de sa part..
• Eviter le full image : il faut savoir qu’une grande partie des FAIs/Webmails bloquent par défaut les images. Si votre campagne ne présente que des images et que celle-ci sont bloquées vous vous retrouvez à expédier un message vide…

Envoi de la campagne

Travailler avec un routeur professionnel pour gérer l’envoi de vos campagnes. Cela vous permet de vous affranchir des contraintes techniques comme les normes d’authentification, la configuration des serveurs d’envoi, la réception et gestion des bounces, la mise en place des boucles de rétroactions, la consolidation de statistiques suite à votre envoi, etc.

100% de délivrabilité pour une campagne email marketing de masse, c’est possible ?

C’est une très bonne question. Avant d’y répondre je pense qu’il est important de spécifier ce qu’on appelle une campagne email marketing de masse.

Le principe du marketing de masse ou le one-to-many marketing est le principe d’envoyer un message standardisé à un grand nombre de destinataires de manière à réaliser des économies d’échelles.

Etant donné que cela n’est techniquement pas mesurable, cela reste mon avis personnel et donc subjectif.

Je dirais que d’un point de vue théorique c’est tout à fait possible, en supposant que les pratiques marketing du client sont absolument parfaites et qu’il travaille avec un routeur dont la réputation de son infrastructure est excellente.

Mais la réalité des choses est bien différente. Vont s’entremêler les erreurs humaines, les analyses en faux positifs par les antispam, une déclaration involontaire de la campagne en spam, un problème technique rencontré chez le routeur ou le FAI/Webmail (et oui ça aussi ça peut arriver, parfois même chez Sarbacane) et surtout les objectifs financiers ayant permis le développement de certaines techniques décrites plus haut. Cet ensemble complexe et la nature même du marketing de masse me font penser que de nos jours c’est très compliqué d’avoir une délivrabilité à 100%.

Je pense que pour s’en approcher, il faut favoriser une approche marketing one-to-one. Les performances observées sur le transactionnel ou sur des campagnes ultra ciblées sur des micros segments à appétence forte sur le contenu de la campagne en sont un parfait exemple.

Est-il possible de savoir combien de nos emails passent en spam ?

Avec exactitude ce n’est techniquement pas possible. Par contre on peut conjecturer en multipliant les tests avant envoi et faire une estimation à l’analyse des statistiques de la campagne.

Pourquoi des emails peuvent finir en spam sur certaines messageries, mais pas sur d’autres ?

Les raisons sont multiples. Il faut avant tout avoir conscience que les FAIs, webmails ou serveurs de messagerie appliquent une politique de filtrage personnelle. C’est-à-dire que les règles de filtrage chez Orange ne sont pas les mêmes que chez Hotmail qui ne sont pas les mêmes que sur le serveur de messagerie de votre entreprise, etc. Les filtres antispams protégeant ces différents acteurs de l’emailing sont également différents d’un acteur à l’autre. Toutes ces diversités complexifient encore les choses où la philosophie de filtrage sera radicalement différente en fonction du destinataire à contacter.

Donc un même mail peut être jugé comme légitime par un filtre antispam et en spam par un autre. De même, la politique de filtrage d’Orange mettra en place des restrictions en fonction des niveaux de plaintes sur vos envois alors que Gmail aura une logique basée sur le comportement des abonnés.

On parle parfois de « spamtraps », qu’est-ce que c’est exactement et comment les éviter ?

Les spamtraps sont des adresses volontairement créées pour piéger les spammeurs. Elles ne sont connues que par leur créateur (FAI/Webmail ou des organismes tiers : Spamcop, Spamhauss, etc). On va retrouver 2 catégories de spamtraps :

• Les honeypots : ce sont des adresses dissimulées sur le web, généralement cachées dans le code HTML des pages web. Le but est de piéger les robots, aspirateur d’adresses qui parcourent le web et aspirent toutes les adresses qu’ils rencontrent. Les spammeurs utilisent les adresses récoltées par le robot et se font détecter lorsqu’ils contactent ce type d’adresse.
• Les adresses recyclées : ce sont des adresses issues de gros FAIs/Webmails ayant appartenues à de réelles personnes et qui ont été abandonnées. Durant un moment, le FAI retourne des bounces indiquant que l’adresse n’est plus active afin que l’expéditeur l’assainisse. Passé cette période, l’adresse est reconvertie en spamtrap afin d’identifier les acteurs ne traitant pas les retours du FAI ou ne souhaitant pas procéder à l’assainissement du contact.

Pour les éviter, il faut d’abord maitriser sa source de collecte, les opérations d’achat de fichiers ou de location de bases vous exposent le plus à la présence de honeypot. Pour la seconde catégorie, votre routeur doit appliquer une politique d’assainissement en fonction des bounces qu’il récupère.

Le nombre de désabonnés suite à une campagne influe-t-il sur la délivrabilité des futurs envois ?

Non, pas directement. Par contre c’est un indicateur de la perception de vos abonnés vis-à-vis de votre campagne emailing. Un nombre de désabonnés élevé reflète la qualité de vos pratiques et doit être un signal fort amorçant un changement dans votre stratégie emailing.

Merci pour cette interview Fayçal ! Un dernier conseil pour nos lecteurs ?

Oui bien sûr ! Je souhaite attirer l’attention des lecteurs sur le constat suivant : la notion de délivrabilité est une conséquence de l’évolution des politiques de filtrage qui est elle-même une réponse à certaines dérives d’acteurs de l’écosystème de l’emailing. Je pense qu’il est nécessaire aujourd’hui de placer ses abonnés au cœur de sa stratégie emailing, en se positionnant à la place de celui qui reçoit et non pas de celui qui expédie.

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Ces parasites s’attaquent à vous, à vos amis, à votre famille, votre entourage. Personne n’y échappe ! Réfléchissez-y : parmi tous les mails que vous recevez, toutes adresses électroniques confondues, combien sont des spams ?

Voilà les chiffres : en 2001, ils ne représentaient que 8% des emails reçus. Dix ans plus tard, le chiffre a atteint les 81% des mails entrants. Des statistiques qui font froid dans le dos.

Pour lutter contre cette menace, Sarbacane Software s’est personnellement engagé dans la bataille. Le logiciel français de solution emailing a mis en place le label « Je dis non au spam » qui permet à tous les professionnels de se joindre au combat en brandissant la bannière de la révolte. Membre du SNCD et pionnier de l’email marketing en France, Sarbacane traite efficacement les envois de tous ses clients et est ainsi un acteur majeur dans cette lutte contre le spam.

Alors qui sont-ils ? Comment les stopper ? A quelle vitesse progressent-ils ? Et quelle menace représente leur allié : le phishing ? Vous trouverez toutes les réponses dans cette infographie.

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Guillaume Fleureau, auteur du livre « L’emailing efficace » et Directeur Marketing de Sarbacane Software, vous donne les clés pour maximiser vos chances de passer les filtres antispam et faire parvenir vos newsletters et campagnes marketing dans la boîte de réception de vos destinataires.

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Entre la création d’un nouveau blog dédié à l’emailing, d’un label luttant activement contre le spam et d’un plugin wordpress, Sarbacane Software annonce également pour ce mois de septembre l’arrivée d’un nouveau service innovant.

Un nouveau blog 100% email marketing

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