Votre boite mail, ainsi que celles de vos collaborateurs, sont des mines d’or inexploitées. 

Elles regorgent de centaines, voire de milliers, de contacts qualifiés et pertinents.
Cependant, ces derniers sont-ils tous inscrits dans vos listes de diffusion ? Reçoivent-ils vos newsletters ? 

Malheureusement, il y a fort à parier que la réponse soit non… Pas de panique, ce n’est pas une fatalité.
Découvrez dans cet article les solutions apportées par anaba pour automatiser simplement, l’ajout de contacts issus de vos boîtes mail Outlook à vos listes de diffusion.

Pour toute question ou envie d’en savoir plus sur Anaba et ses services, nous vous proposons de prendre RDV avec un membre de leur équipe. Vous pouvez également leur écrire à hello@anaba.fr

Sommaire : 

• À qui envoyer vos campagnes de communication ?
• Pourquoi mettre en place une stratégie de gestion de contacts ?
• Souscrire à un CRM Outlook pour optimiser l’efficacité de ses actions de communication.

À qui envoyer vos campagnes de communication ? 

Vous le savez déjà si vous portez un soin particulier à la gestion de votre carnet d’adresses : dans un quotidien professionnel, les interlocuteurs avec lesquels nous échangeons ont une grande valeur. 

En effet, chacun d’eux représente un contact auquel il faut donner l’attention qu’il mérite.

Qu’il s’agisse d’un client, d’un fournisseur ou d’un partenaire commercial, et que l’interaction avec lui repose sur l’envoi d’une newsletter, d’un e-mail de suivi de projet ou d’une carte de vœux digitale, il vous faut porter attention à chacun de vos nombreux échanges, mais aussi consigner ces derniers si vous espérez pouvoir communiquer à nouveau de manière pertinente.

Il est donc impossible de traiter l’ensemble des contacts de votre carnet d’adresses sans y consacrer un temps considérable (ou sans outils appropriés).

Pire, au-delà des pertes de temps et d’efficacité évidente qu’elle entraîne, la gestion artisanale et manuelle des contacts, encore très répandue au sein des PME françaises, à un autre effet délétère.

Elle impacte l’efficacité de vos actions de communication ! 

En effet, comment vous assurer que l’ensemble de l’écosystème de votre entreprise (clients, partenaires, fournisseurs etc.) reçoivent bien vos diverses communications, si aucune des étapes de partage et d’ajout des contacts n’est automatisée ?

Un court rappel juridique sur cet aspect sensible est d’ailleurs nécessaire. 

Pour rappel, la CNIL présente une exception au recueil préalable du consentement du destinataire dans le cadre de l’emailing B2B si l’une des conditions suivantes sont respectées :

• L’objet de la sollicitation est en rapport avec la profession de la personne démarchée
• L’objet de la sollicitation concerne des produits ou des services analogues à ceux déjà acquis auprès de la même société
• Le destinataire doit pouvoir être informé sur les conditions de traitement de ses données
• Le destinataire doit se voir proposer un moyen gratuit, simple, direct et facilement accessible de ne plus recevoir de message.

Nous vous conseillons dans tous les cas de vous rapprocher de votre conseil juridique habituel ou de votre DPO pour valider et cadrer votre démarche et votre projet de collecte de données. 

En somme, la complétude et l’exhaustivité de vos listes de diffusion dépendent donc du bon vouloir et de la rigueur de chacun de vos collaborateurs. 

Pourquoi mettre en place une stratégie de gestion de contacts ?

Pour pouvoir parler de stratégie de gestion de contacts, il faut d’abord faire une croix sur le traditionnel fichier de contacts sur un tableur Excel.

Ce dernier étant d’ailleurs bien plus synonyme d’erreurs que d’efficacité.

Il est donc fortement conseillé de le troquer contre une solution dédiée : un CRM.

Quiconque a déjà dû faire le tour des collaborateurs pour leur demander la liste des personnes à intégrer dans les listes de diffusion sait à quel point c’est pénible et chronophage. 

Le CRM, c’est ce logiciel qui va vous permettre de tirer le meilleur de vos contacts. 

Grâce à lui, vous allez gagner du temps, améliorer vos échanges commerciaux, et à terme – ce sera le signe d’une stratégie de gestion de contacts qui porte ses fruits – augmenter vos ventes. 

Ce qui fait la force de ce genre d’outil de gestion de contacts, c’est sa capacité à synchroniser votre messagerie pour récupérer la quantité non négligeable de contacts avec lesquels vous avez pu échanger au fil des années.

L’outil enrichi également chaque profil en ajoutant ou mettant à jour les informations le concernant grâce à son profil LinkedIn.

“Untel” a changé d’entreprise ? 

Pas de panique, le CRM détecte ce changement et, en conséquence, actualise les informations correspondant à ce contact dans votre base de contacts partagée. 

Résultat ?
Vous ne faites pas l’erreur de le solliciter sur un sujet en rapport avec son précédent poste, et vous saisissez l’occasion d’explorer une nouvelle piste commerciale.

Ces fonctionnalités constituent la force et l’unicité d’anaba. 

C’est à ce jour le seul outil capable de récupérer, mettre à jour et enrichir automatiquement l’ensemble des contacts issus des boites mails. 

Souscrire à un CRM Outlook pour optimiser l’efficacité de ses actions de communication. 

On vous l’expliquait plus haut, l’utilisation d’un CRM Outlook comme anaba à plusieurs avantages : 

– La récupération automatique de tous vos contacts

– La possibilité de visualiser l’ensemble des interactions que vous avez eu avec ces derniers. 

Mais finalement… En quoi ces avantages sont-ils précisément utiles ?

Si vous êtes dirigeant d’entreprise, vous savez que l’une des plus grandes faiblesses d’une entreprise réside dans le manque d’organisation. 

Or, créer des listes grâce aux fonctionnalités d’un logiciel CRM, ce n’est pas seulement dire adieu au tableau Excel avec ses multiples contributeurs et ses nombreuses erreurs. 

C’est aussi mettre en place une nouvelle manière de travailler en équipe, avec la création d’une base de contacts intelligente et commune, qui permet notamment le partage de contacts entre équipes et collaborateurs.

Dans les faits, cela signifie que toutes vos équipes vont pouvoir accéder à un carnet d’adresses non seulement clair et bien rangé, mais aussi actualisé, et donc réellement exploitable. 

Avec un CRM pour Outlook, fini le doute quant à la véracité des informations contenues dans votre fichier de contacts, finie la multiplication des bases de données… 

Bonjour le travail en commun ! 

Une belle manière d’optimiser votre gestion de projet, non ?

Vous disposerez enfin, d’une liste de contacts collaborative, complète et à jour, recensant l’ensemble des contacts constituant l’écosystème de votre entreprise.  

Toutes les personnes qui devraient recevoir vos communications, les recevront enfin !

Cerise sur le gâteau, une solution comme anaba vous permettra en quelques clics de segmenter très simplement votre base de contacts. 

Ces listes de diffusion segmentées constituent de formidables outils commerciaux.

Si vous décidez par exemple de démarcher une certaine catégorie de professionnels, ou de leur faire part de l’une de vos actualités importantes, vous allez pouvoir vous contenter d’un seul email !

Et ça, qu’il s’agisse d’une promotion sur un produit susceptible d’alléger leur quotidien professionnel, de la découverte d’un nouveau service proposé par votre entreprise ou de n’importe quelle autre action de communication  !

Petit à petit, vous constaterez une augmentation de la productivité de vos équipes, mais aussi et surtout, l’augmentation du nombre de contacts de votre carnet d’adresses. 

Forcément, puisque vous ne les perdrez plus faute de les avoir ajoutés ou d’avoir mis à jour leur fiche… 

Vous allez voir votre base de données grandir au fur et à mesure de vos échanges !

Si jamais vous avez d’autres questions ou envie d’en savoir plus, nous vous proposons de prendre RDV avec un membre de l’équipe anaba. 

Vous pouvez également leur écrire à hello@anaba.fr

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